A afirmação pode parecer muito simples, mas ainda causa muita confusão na mente das pessoas. Em primeiro lugar, precisamos esclarecer que documento digital e documento digitalizado não são a mesma coisa e nem possuem as mesmas características e objetivos.
Perceba a diferença:
Digitalização – Pode ser definida como o processo de conversão de documento analógico para o formato digital por meio de dispositivo apropriado, como um escâner.
Documento digital – É um documento codificado em dígitos binários, acessível por meio de sistema computacional.Ele nasce desta forma, sem nunca ter passado pelo formato analógico.
Simplificando, temos que enquanto o documento digital nasce em meio digital e é definido por códigos binários, o documento digitalizado vem de um documento original analógico, que para ter uma melhor tramitação é digitalizado utilizando-se um dispositivo como uma câmara digital ou um Scanner.
O fato indiscutível é que a digitalização ganhou muitos adeptos pela facilidade oferecida de fazer documentos antes analógicos poder ser transmitidos por e-mails. Agiliza o acesso à informação, ao mesmo tempo em que favorece seus tramites. Isso é fato. É preciso apenas darmos a ela seu devido lugar e aplicação.
O documento digitalizado não possui qualquer valor legal, e apenas reproduz o que um documento analógico é, tal como cópias reprográficas o fazem.
São destituídos de valor legal ou de prova.
O documento digital por sua vez, para assim ser considerado NUNCA poderá ser impresso. Do contrário, será considerado um documento analógico como outro qualquer. Sua principal característica é o de nascer, tramitar, ser armazenado e até ser eliminado única e exclusivamente em meio digital. O que acaba nos levando a conclusão de que praticamente em 98% dos casos as instituições não possuem documentos digitais, mas sim documentos digitalizados.
O grande benefício do documento digital é que ele pode ter valor legal por ser rastreado e quando possuir os atributos como autenticidade, integridade exigidos em situações de prova. Isso porque possuem metadados que fornecem todas as indicações que garantem sua fidedignidade e autenticidade.
Como optar por um ou outro?
Como se nota, cada um dos termos possui horizontes diversos.
E que, como tais, possuem aspectos positivos e negativos, vantagens e desvantagens.
Em geral, a digitalização pode ocorrer em qualquer uma das diferentes etapas de um trabalho de Gestão Documental, muito mais como forma de favorecer o acesso aos documentos, ou mesmo como parte de uma política de preservação de originais. Em especial quando estes possuam valor histórico e precisem ser protegidos de fragilidades geradas pelo uso excessivo ou inadequado.
Nos casos de documentação de valor permanente, histórico ou de longa permanência (períodos entre 5 e 50 anos) políticas claras de preservação digital devem ser pensadas pelas instituições, para que sérios riscos de perda ou dano não ocorram.
A digitalização nestes casos possui apenas um valor restrito e deve ser usada com moderação e como parte de um planejamento de longo prazo.
Em todo caso, e do ponto de vista legal, a digitalização representa apenas e tão somente uma cópia, como ocorria anteriormente com fotocópias reprográficas. Sua maior e principal vantagem é ser um meio eficaz para transmitir informações por meios eletrônicos, como é o caso do e-mail.
Insisto em lembrar que ela não possui valor legal, e muito menos substitui seu original. E o que nunca é demais reafirmar: documentos digitais precisam obedecer prazos de guarda tal qual documentos analógicos, e portanto, se um documento tiver que ser guardado por 50, 100 anos ou para sempre em formato analógico também deverá ser armazenado em meios digitais por igual período.
São nestes casos que a política de preservação digital precisa ser elaborada. Não adianta a compra pura e simples de uma ferramenta tecnológica! Ela se mostrará mais problema do que solução.
Daí o post que escrevi “O Desafio das Soluções na Era da Informação“, onde deixo claro que ferramenta NUNCA será uma Solução.
Agora, caso seus documentos possuam um uso restrito e com uma temporalidade curta (prazos inferiores a 5 anos), a digitalização pode ser uma excelente forma de otimizar processos e disponibilizar a informação, sem impor questões mais sérias em relação à preservação digital.
Como podemos ajudar?
Na ER Consultoria possuímos metodologia própria, conhecimentos testados e experiência prática para o desenvolvimento e aplicação da Gestão Documental e Memória Institucional em empresas de diferentes segmentos e suas áreas de atuação. Além de podermos orientar boas práticas em relação ao uso de ferramentas tecnológicas com vistas a produção e tramitação de documentos digitais.
Veja nosso Portfólio de Cases e o que nossos clientes tem a dizer.
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