O Valor da Gestão Documental para as Empresas

Por: Eliana Rezende Bethancourt & Lionel Bethancourt

Quando falamos em dados, sempre estaremos lidando com números astronômicos. 90% dos dados que há no mundo hoje foram criados nos últimos dois anos e, agora, a cada dois anos, o mundo dobra a taxa em que os dados são produzidos. “Segundo a sexta edição da pesquisa DOMO em 2018, mais de 2,5 quintilhões de bytes são criados todos os dias (domo.com). E, no ano de 2020, estima-se que 1.7MB de informação serão criados a cada segundo, por pessoa, no mundo”.

A verdade é que estamos vivendo uma revolução no setor de dados. O que impulsiona essa revolução, além da abundância de dados disponíveis atualmente, são as tecnologias fundamentais que alteram a forma com que coletamos, armazenamos, analisamos e transformamos as informações.

Se olharmos de uma perspectiva mundial, as estatísticas ficam realmente interessantes, observe:

O IDC estimou que em 2020, as transações comerciais na internet, que incluem B2B and B2C alcançariam US$ 450 bilhões por dia.
A Walmart atende mais de 1 milhão de transações de clientes por hora, e elas são importadas a vários bancos de dados que contêm mais de 2.5 Petabytes de informação.
No distante ano de 2008, a Google processava 20 Petabytes (20,000Tb) de dados por dia.
AT&T tem um banco de dados que com 312 Tb de tamanho, incluindo gravações de 1.9 trilhões de ligações telefônicas.
Há 30 bilhões de peças de conteúdo compartilhado no Facebook mensalmente com 2,85 bilhões de usuários.
Mais de 100 horas de conteúdo de vídeo são carregadas à YouTube a cada minuto.
No ano de 2013, segundo Chris Flores, diretor de comunicação para o Grupo Windows da Microsoft, foram criados 500 bilhões de documentos no Office!
Segundo Gil Press (Forbes), de 2010 a 2020, a quantidade de dados criados, capturados, copiados e consumidos no mundo aumentou de 1,2 trilhão de gigabytes para 59 trilhões de gigabytes, um crescimento de quase 5.000%.
Segundo a International Data Corporation IDC a taxa composta de crescimento anual (CAGR) de cinco anos até 2024 dos dados criados, capturados, copiados e consumidos no mundo; a quantidade de dados criados nos próximos três anos será maior do que os dados criados nos últimos 30 anos. E não apenas isso. Em 2024, os dados de entretenimento representarão 40% do Global DataSphere e a produtividade / dados incorporados serão 29%, parcialmente paralisados pela dinâmica do COVID-19.
Ainda nesta esteira temos a produção massiva de dados por pessoas e empresas por meio de redes móveis e nuvens, quer por trabalho, quer diversão gerando uma massa imensa de dados e informações que compõem ora lixo, ora informação relevante que precisa ser distinguida e usada. O universo de produção de dados audiovisuais com fins de recreação, segurança ou trabalho é uma realidade que aumenta de forma absurda os dados de pessoas e organizações.
Em 2021 já tínhamos mais de 2.29 bilhões de usuários no YouTube que a cada minuto, sobem 500 horas de vídeo distribuídos por cerca de 1 bilhão de canais.
O Instagram possui 1,22 bilhões de usuários ativos
A presença em redes sociais e perfis digitais acumulam inúmeros dados e é comum empresas e instituições também possuírem tais perfis e não terem o devido cuidado com os mesmos. Lembrando que representam partem substancial do que seja sua Memória Institucional.

Mas a pergunta que todos nos fazemos é: em que ritmo e velocidade produzimos documentos hoje? E ainda: precisaremos deles por quanto tempo?
E ao precisar, encontraremos?
E se, em formato digital, conseguiremos abri-lo?

Sabemos que os dados estão aumentando, mas será que sabemos o que realmente isto significa para nossos negócios? Segundo a Fathom Consultoria, dados pobres custam aos negócios 20-35% da sua renda operacional, com dados ruins custando aos negócios americanos US$ 600 bilhões anualmente.

Em estudo recente patrocinado pela Xerox Corporation, chegou-se a conclusão que:

90% das organizações não têm controle sobre os valores gastos anualmente sobre a produção de processos/tarefas que envolvem documentos;
82% das organizações acreditam que os documentos são essenciais para o sucesso das operações organizacionais;
70% dos executivos afirmam que uma Gestão Documental ineficiente, torna a organização mais lenta, e;
45% do tempo dos executivos é utilizado com documentos (produção, acesso, recuperação, uso, etc.)

Se você está envolvido nas operações de TI na sua organização, pergunte-se:

Estamos coletando e armazenando os dados corretamente?
Usamos os dados coletados para melhor gerenciar nossos negócios ou dos nossos clientes?
Qual nossa confiança em tomar decisões baseadas nestes dados?
O que fazem nossos competidores? Lançaram campanhas direcionadas à nossa base de clientes?
E por último, mas não menos importante: se vamos conseguir uma vantagem competitiva sobre nossa concorrência e ofertar uma experiência única aos nossos clientes, será que os dados que temos e produzimos nos ajudam neste propósito?

E, se você é produtor-usuário de dados e informações pergunte-se:

Para quê serve a Gestão Documental numa empresa?
Existe Gestão Documental na nossa empresa?
A quem cabe a responsabilidade da Gestão Documental?
Como estabelecer políticas de Gestão Documental?
Quais são os seus benefícios e retorno?
Como definir prazos e locais para guardar informações?
Como filtrar, hierarquizar e localizar informações relevantes?
Como estabelecer critérios para segurança, sigilo e acesso às informações?
Ferramentas e tecnologia resolverão meus problemas de Gestão de Documental?
Como identificar o que de fato preciso?
Como multiplicar conhecimento a partir de dados e informações nos documentos que produzimos?

Apesar da importância e volume representada pela informação digital ou mesmo mantida em ambientes físicos, existe um amplo desconhecimento do que uma Tabela de Temporalidade Documental (TTD) e um Código de Classificação dos Documentos (CCD) podem fazer por uma documentação a ser gerida. O que acaba acarretando um aumento nos custos operacionais das empresas, afinal despende-se em recursos (humanos, tecnológicos e em espaços) tanto físicos quanto digitais. Guardando documentos além do tempo necessário e perdendo documentos importantes para a tomada de decisões estratégicas. Independente de se possuir ferramentas tecnológicas ou não.
Indo além: acabam ocupando espaços caros com o que, às vezes, não importa e perdendo aqueles que são verdadeiros tesouros de Patrimônio Cultural/Documental, que servem ao fortalecimento da Cultura, Identidade e Memória Institucional.

Gestores que ignoram a Gestão Documental como parte essencial dos processos organizacionais incorrem no erro básico de ingerência. Subaproveitam valor contido nas informações presentes nos documentos sob sua responsabilidade. Cuidar de informações significa cuidar de TODOS os seus suportes (sejam eles físicos ou digitais) e com toda a complexidade que cada um deles representa do ponto de vista de guarda, sigilo e acesso.

A ER Consultoria possui metodologia própria, conhecimentos testados e experiência prática para a aplicação da Gestão Documental e Memória Institucional em empresas de diferentes segmentos e suas áreas de atuação.

Veja nosso Portfólio de Cases e o que nossos clientes tem a dizer

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* Post revisto e atualizado em Julho/2021

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