O Valor da Gestão Documental para as Empresas

Por: Eliana Rezende & Lionel Bethancourt

Quando pensamos em dados, logo imaginamos números astronômicos. 90% dos dados que há no mundo hoje foram criados nos últimos dois anos e, agora, a cada dois anos, o mundo dobra a taxa em que os dados são produzidos. Um estudo recente apresentado pela Business Software Alliance (BSA), diz que 2,5 quintilhões de bytes são criados todos os dias.

A verdade é  que estamos vivendo uma revolução no setor de dados. O que impulsiona essa revolução, além da abundância de dados disponíveis atualmente, são as tecnologias fundamentais que alteram a forma em que coletamos, armazenamos, analisamos e transformamos as informações.

Se olharmos de uma perspectiva mundial, as estatísticas ficam realmente interessantes, observe:

• O IDC estima que em 2020, as transações comerciais na internet, que incluem B2B and B2C alcançarão US$ 450 bilhões por dia.
• A Walmart atende mais de 1 milhão de transações de clientes por hora, e elas são importadas à vários bancos de dados que contêm mais de 2.5 Petabytes de informação.
• Em 2008, a Google processava 20 Petabytes (20,000Tb) de dados por dia.
• AT&T tem um banco de dados que com 312 Tb de tamanho, incluindo gravações de 1.9 trilhões de ligações telefônicas.
• Há 30 bilhões de peças de conteúdo compartilhado no Facebook mensalmente.
• Mais de 100 horas de conteúdo de vídeo são carregadas à Youtube a cada minuto.
• No ano de 2013, segundo Chris Flores, diretor de comunicação para o Grupo Windows da Microsoft, foram criados 500 bilhões de documentos no Office!

Mas a pergunta que todos nos fazemos é: em que ritmo e velocidade produzimos documentos hoje? E ainda: precisaremos deles por quanto tempo?
E ao precisar, encontraremos?

Sabemos que os dados estão aumentando, mas será que sabemos o que realmente isto significa para nossos negócios? Segundo a Fathom Consultoria, dados pobres custam aos negócios 20-35% da sua renda operacional, com dados ruins custando aos negócios americanos US$ 600 bilhões anualmente.

Em estudo recente patrocinado pela Xerox Corporation, chegou-se a conclusão que:

• 90% das organizações não têm controle sobre os valores gastos anualmente sobre a produção de processos/tarefas que envolvem documentos;
• 82% das organizações acreditam que os documentos são essenciais para o sucesso das operações organizacionais;
• 70% dos executivos afirmam que uma Gestão Documental ineficiente, torna a organização mais lenta, e;
• 45% do tempo dos executivos é utilizado com documentos (produção, acesso, recuperação, uso, etc.)

Se você está envolvido nas operações de TI na sua organização, pergunte-se:

• Estamos coletando e armazenando os dados corretamente?
• Usamos os dados coletados para melhor gerenciar nossos negócios ou dos nossos clientes?
• Qual nossa confiança em tomar decisões baseadas nestes dados?
• O que fazem nossos competidores? Lançaram campanhas direcionadas à nossa base de clientes?
• E por último, mas não menos importante: se vamos conseguir uma vantagem competitiva sobre nossa concorrência e ofertar uma experiência única aos nossos clientes, será que os dados que temos e produzimos nos ajudam neste propósito?
  

E, se você é produtor-usuário de dados e informações pergunte-se:

• Para quê serve a Gestão Documental numa empresa?
• Existe Gestão Documental na nossa empresa?
• A quem cabe a responsabilidade da Gestão Documental?
• Como estabelecer políticas de Gestão Documental?
• Quais são os seus benefícios e retorno?
• Como definir prazos e locais para guardar informações?
• Como filtrar, hierarquizar e localizar informações relevantes?
• Como estabelecer critérios para segurança, sigilo e acesso às informações?
• Ferramentas e tecnologia resolverão meus problemas de Gestão de Documental?
• Como identificar o que de fato preciso?
• Como multiplicar conhecimento a partir de dados e informações nos documentos que produzimos?

Existe um desconhecimento do que uma Tabela de Temporalidade Documental (TTD) e um Código de Classificação dos Documentos (CCD) podem fazer por uma documentação a ser gerida. O que acaba acarretando um aumento nos custos operacionais das empresas, afinal despende-se em recursos (humanos, tecnológicos e em espaços) tanto físicos quanto digitais. Guardando documentos além do tempo necessário e perdendo documentos importantes para a tomada de decisões estratégicas. Independente de se possuir ferramentas tecnológicas ou não.
Indo além: acabam ocupando espaços caros com o que às vezes não importa e perdendo aqueles que são verdadeiros tesouros de patrimônio cultural/documental, que servem ao fortalecimento da Cultura, Identidade e Memória Institucional.

Gestores que ignorem a Gestão Documental como parte essencial dos processos organizacionais incorrem no erro básico de ingerência. Subaproveitam valor contido nas informações presentes nos documentos sob sua responsabilidade.

A ER Consultoria possui metodologia própria, conhecimentos testados e experiência prática para a aplicação da Gestão Documental e Memória Institucional em empresas de diferentes segmentos e suas áreas de atuação.

Veja nosso Portfólio de Cases   e o que nossos clientes tem a dizer

_____________________
Posts Relacionados:
Dados, Informação e Conhecimento. O que são?
Direto ao ponto: Gestão Documental e a Babel Algorítmica
Por que Ferramentas de GED não são Gestão Documental?
Gestão Documental para Racionalidade e Transparência Administrativa
Digitalização não é Solução. Entenda Porquê
Seminário Internacional: Gestão da Informação e Transparência
Porque Documento Digitalizado não é Documento Digital
A Jovem, e surpreendente, Gestão da Informação
O desafio das Soluções na Era da Informação 
Informação não processada é só ruído

*
Siga-nos:
No Twitter @ElianaRezende10
No LinkedIn
No FaceBook