Por: Eliana Rezende Bethancourt

Uma pergunta que chega parecer sem sentido. Afinal, quem precisa de arquivos? Para quê servem? 

Talvez devêssemos começar este artigo esclarecendo porque de sua importância. 

Para facilitar, poderíamos dizer a quem servem e porque.

Em primeiríssimo lugar: os arquivos servem às sociedades: presentes, passadas e futuras. 

Desde sua origem os arquivos são para uso social. Afinal, é através do acúmulo de seus registros que sabemos de onde viemos, como vivemos e para onde fomos.

Os registros guardados em arquivos cumprem funções probatórias e administrativas enquanto são utilizados, e transformam-se em verdadeiros detentores das memórias institucionais e históricas das pessoas, organizações e sociedades que os produziram.

Guardam o que se chama patrimônio das civilizações. Foi assim com sumérios, egípcios, gregos, romanos, e é assim até hoje. 

Dito de outra forma, para arquivos, NÃO EXISTE ‘ARQUIVO MORTO’!

O arquivo NUNCA pára de fornecer informações, e em vários casos, até mesmo sua ausência ou fragmentação revela detalhes fundamentais. Saber ler até nas ausências é uma virtude dos que sobre eles se debruçam.  

Sempre serão objeto de guarda, consulta e prova, e poderão servir à indivíduos, bem com às sociedades e civilizações inteiras.

Portadores de imensa capacidade de gerar conhecimento, são vozes do passado que se revelam ao bom questionador. Estabelecem pontes com o futuro por meio de suas notas pretéritas assentadas em um presente próximo ou distante.
Por isso, dizemos que os arquivos são fontes de pesquisa que se prestam à inúmeras áreas de conhecimento além, claro, da própria administração. São representantes da memória individual, tanto quanto da memória coletiva e administrativa de povos e nações, quando pensado de forma mais ampla, e de forma mais restrita representam organizações e instituições, que atuam em determinado ramo ou fração da sociedade.

Por seu caráter de prova os documentos de arquivo estão no rol de Direitos Humanos e do acesso à informação, já que quanto maior o acesso à informação, maiores serão as possibilidades de exercício da cidadania por meio de escolhas adequadas. 

Apesar disso, e de toda a sua importância, os arquivos são muito maltratados: descuidados, abandonados, relegados à inúmeras mostras de desrespeito como incêndios, vandalismos, roubos, enchentes, poeira, sujeira… ou mesmo confundidos com material de descarte ou almoxarifado. Mesmo em nossos dias é comum vermos arquivos e seus profissionais existirem em locais longe dos olhos: em subsolos, embaixo de escadas, em armazéns de despejo, quartos escuros, insalubres, caixas de papelão, estantes tortas, enferrujadas e sob ataques de roedores e insetos. Tudo ocorrendo com a anuência e ‘vista grossa’ de supostos gestores, que procuram manter a máxima de que “longe dos olhos, longe do coração”. Ou seja, se mantiver tudo bem escondido não há problema algum.   

Diante disso, é fundamental compreender que a responsabilidade de guarda arquivística é tarefa fundamental para TODA e QUALQUER instituição, já que existe legislação vigente para como, quando e como tais documentos necessitam ser guardados e as formas em que se deve dar acesso aos mesmos.

Falo isso, pois muitos acreditam que documentos digitais estão em melhores condições de guarda. Em verdade, isso é um ledo engano. Não é por não vermos o acúmulo de lixo digital que temos, que significa que estamos obedecendo corretamente critérios técnicos para esta área tão importante dentro de qualquer instituição. 

Os documentos de arquivo não são compostos apenas de papeis ou atos administrativos. Há uma gama imensa de outros suportes: como fotografias, portais, sites, audiovisuais que necessitam de especificações técnicas adequadas para guarda e acesso, e infelizmente o que temos em muitas instituições são um saco de gatos contendo de tudo. Mas, ao necessitar de UM DOCUMENTO, ninguém o consegue localizar. 

É fundamental que as instituições, sejam elas públicas, privadas ou mistas entendam definitivamente que informação boa é a que se consegue encontrar, e que NÃO SÃO ferramentas de GED que farão isso! Todo um trabalho que deve preceder a aquisição de ferramentas deve ser feito ANTES. 

A importância de um trabalho preliminar para a guarda documental é fundamental se o objetivo for dar acesso à informação contida nos diferentes documentos que compõe um arquivo. Além disso, estabelecer prazos para sua guarda, mesmo antes de os criar é uma forma eficiente de trazer racionalidade e transparência às ações administrativas, minimizando gastos desnecessários com guardas que excedam o tempo estabelecido em legislação vigente. Guardar mal e equivocadamente representa custos extras com mão-de-obra, tecnologia e outros recursos, espaço físico e digital para armazenamento. 

Resumindo: Gestão Documental começa muito antes de você produzir um documento, e portanto, não se encerra quando o coloca numa pasta, caixa ou o digitaliza. 

Aprender isso é a diferença entre fazer o que é correto e não se arrepender depois.  

Como a ER Consultoria pode ajudá-lo?
Na ER Consultoria possuímos metodologia própria para utilizar as informações contidas nos documentos em diferentes tipos de acervos e/ou arquivos para Projetos de Memória Institucional com vistas ao fortalecimento de Identidade e Cultura Organizacional em empresas de diferentes segmentos e suas áreas de atuação. Além de ofereceremos metodologias e técnicas adequadas para a Preservação e Conservação de Acervos e seus suportes físicos ou digitais.

_______________
* Post escrito em comemoração ao Dia do Arquivista, comemorado todos os anos em 20 de Outubro

* * Posts Relacionados:
Dados, Informação e Conhecimento. O que são?
Consumidores ou Coletores de Informação?
Direto ao ponto: Gestão Documental e a Babel Algorítmica
Por que Ferramentas de GED não são Gestão Documental?
Gestão Documental para Racionalidade e Transparência Administrativa
Digitalização não é Solução. Entenda Porquê
O Valor da Gestão Documental para as Empresas
O desafio das Soluções na Era da Informação
Uso de tecnologias como Política de Preservação de Patrimônio Cultural
Informação não processada é só ruído

***
Siga-nos: 
No LinkedIn
No Pinterest

© 2021 ER Consultoria em Gestão de Informação e Memória Institucional
Todos os direitos reservados
A reprodução não autorizada desta publicação, no todo ou em parte, constitui violação dos direitos autorais (Lei nº 9.610/1998).