gestao-documental

Por Eliana Rezende

Uma grande dúvida que surge para todos é o que é afinal Gestão Documental (GD) e como esta se relaciona com transparência e racionalidade administrativa.

Como é uma área abrangente, considero importante esclarecer a mesma, a forma que é vista e em qual perspectiva atuo.

Duas coisas importantes em relação a Gestão Documental:

  1. Gestão Documental não pode ser confundida com ECM/GED – esta é apenas uma ferramenta dentro de todo o universo que representa a Gestão Documental. É um conjunto de tecnologias utilizadas para organização da informação não-estruturada de um órgão ou entidade, que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades: captura, gerenciamento, armazenamento e distribuição.Entende-se por informação não-estruturada aquela que não está armazenada em banco de dados, tal como mensagem de correio eletrônico, arquivo de texto, imagem ou som, planilhas, etc.
    O GED engloba tecnologias de digitalização, automação de fluxos de trabalho (workflow), processamento de formulários, indexação, gestão de documentos, repositórios, entre outras.
    ECM (Enterprise Content Management) são as estratégias, métodos e ferramentas utilizadas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e oferecer conteúdo e documentos relacionados com processos organizacionais.
  2. Gestão Documental envolve a elaboração de normas e procedimentos que permitam a guarda de documentos em seus diferentes suportes (papel, micrográfico, digital) de acordo com seus prazos estabelecidos pela legislação vigente.Compreendida por todas as etapas e procedimentos técnicos que envolvem desde a elaboração, trâmite, guarda ou eliminação de documentos até as rotinas que visem sua preservação e conservação com o objetivo de fornecer as informações que estes possuam tanto como elemento de prova, como para a produção de conhecimento, inovação, e o fortalecimento de Identidades calcadas em Memórias Sociais, Culturais ou Institucionais. Neste último caso, aí sim temos o que se chama Preservação de Patrimônio Documental ou para outros Institucional (numa acepção mais ampla).
    Daí que a Gestão Documental é essencial no planejamento de qualquer empresa, porte e ramo de atividade para não manter documentos sem necessidade, por prazos inferiores ou superiores às suas necessidades, além de trazer contribuição para maior racionalidade de recursos humanos, tecnológicos e financeiros e maior transparência administrativa em setores públicos e/ou privados.

Amparada pela Legislação Federal, a Gestão Documental é definida no texto da Lei Nº 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991

 “Art. 3º – Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”.

Como forma de mostrar sua importância nas instituições e com especial atenção nos setores públicos, deixo esta apresentação. Nela procuro mostrar sua importância, objetivos e alcance.

Gestão Documental – racionalidade e transparência administrativa from Eliana Rezende

A Gestão Documental sob minha ótica e de vários outros profissionais atuantes é sistêmica e um meio eficaz para exercitar a interdisciplinaridade, já que a comunicação entre diferentes áreas é fundamental numa perspectiva desta monta. 

As discussões entre Gestão Documental e utilização de ferramentas tecnológicas, bem como estratégias híbridas com vistas à preservação e conservação documental seguem em outros posts, que você pode conferir aqui e aqui.   

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Publicado Originalmente no Blog Pensados a Tinta
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