Projetos de Implantação de Gestão Documental
Importância
Cada dia as instituições veem-se confrontadas com a geração em massa de documentos em diferentes suportes e que requerem formas de padronização para guarda e posterior recuperação da informação.
O volume de informações atualmente produzido ultrapassa em muito as possibilidades de organização, guarda e disponibilização pelas instituições.
Daí a necessidade de estabelecer critérios para a determinação de quais informações deverão ser mantidas, para quê, por quem e com qual finalidade.
Um Projeto de Gestão Documental necessita estar incluído em uma política de preservação, segurança, sigilo e acesso de documentos em suportes físicos e/ou digitais, que deve incluir a elaboração de Tabelas de Temporalidade e instrumentos de indexação e busca como Códigos de Classificação Documental.
Precisa, e deve, ser pensado de forma sistêmica, longe de apenas significar a aquisição de uma ferramenta de GED/ECM.
Aplicada à Administração Pública podemos enfatizar que é garantia de racionalidade e transparência administrativa, bem como ferramenta eficaz na tomada de decisões estratégicas.
E ainda mais.
A Gestão Documental nas instituições públicas é meio de exercício de cidadania. Indo além: podem e devem integrar a categoria dos Direitos Humanos.
Ela é sem dúvida, ferramenta fundamental na trabalho de acesso à informações que possuem um valor incalculável, e por isso, consideradas Patrimônio Cultural e Documental.
O que é
Uma Gestão Documental eficaz acontece quando a busca por informações ou documentos é realizada de forma ágil, sem complicações ou confusões. Quando estes são conservados a custo, de espaço e manutenção, mínimo e nenhum deles é guardado além do tempo necessário e estabelecido por lei.
A experiência global ressalta a relevância desse tipo de gestão para a geração de Conhecimento e Inovação. As informações contidas nos documentos são, assim, um recurso valioso e uma fonte de riqueza para a organização. Por esse motivo, devem ser tratadas com seriedade e profissionalismo, evitando improvisos.
Amparada pela legislação Federal, a Gestão Documental é definida no texto da Lei Nº 8.159, de 8 de Janeiro de 1991 –
“Art. 3º – Considera-se Gestão de Documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente“.
Para quê serve:
O correto conhecimento de normas, procedimentos e técnicas em Gestão Documental subsidiam o planejamento estratégico, a tomada de decisões e o cumprimento da Lei de Acesso à Informação (Lei 12.527/11), revertendo em benefícios institucionais, racionalidade e transparência administrativa.
Um acervo organizado pode ser racional e não envolver gastos desnecessários com guarda e conservação, sendo elemento não apenas de retorno jurídico ou fiscal, mas como também de patrimônio empresarial revertendo para a construção de uma memória e identidade institucional e social.
Como forma de mostrar sua importância nas instituições e com especial atenção nos setores públicos, deixo esta apresentação. Nela procuro mostrar sua importância, objetivos e alcance:
Portanto, minha experiência me dá condições para analisar e propor soluções compatíveis com as suas necessidades. Além de poder orientar e capacitar colaboradores, In Company e on line.
Linhas de Ação e como a ER Consultoria pode auxiliá-lo
- Elaboração de instrumentos de gestão (Tabela de Temporalidade e Destinação, Plano de Classificação, Taxonomia, Vocabulário Controlado) e normativos (Política, Manuais, Procedimentos) para implantação de Gestão de Documentos e Informação;
- Capacitação e terceirização de serviços técnicos, de preservação, conservação e disponibilização da informação em diferentes suportes, podendo ser presenciais ou on-line
Entre em contato pelo e-mail ou pelos telefone (55.11) 4215-1924 e (55.11) 949.136.046 para elaborarmos um Projeto de Gestão Documental totalmente customizado de acordo com as demandas de sua instituição.