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Implantação de Projetos de Gestão Documental

Importância:
Cada dia as instituições vem-se confrontadas com a geração em massa de documentos em diferentes suportes e que requerem formas de padronização para guarda e posterior recuperação da informação.

O volume de informações atualmente produzido ultrapassa em muito as possibilidades de organização, guarda e disponibilização pelas instituições.
Daí a necessidade de estabelecer critérios para a determinação de quais informações deverão ser mantidas, para quê e com quê finalidade.

Um Projeto de Gestão Documental necessita estar incluído em uma política de acesso e preservação de documentos. Precisa, e deve, ser pensado de forma sistêmica, longe de apenas significar a aquisição de uma ferramenta de GED/ECM.

O que é:
Considera-se uma gestão bem sucedida quando, ao necessitar de informações ou documentos, sua localização é rápida, sem transtornos ou confusões. Quando são conservados a custo, de espaço e manutenção, mínimo e nenhum deles é guardado além do tempo necessário.

A experiência mundial demonstra a importância deste tipo de gestão para a produção de Conhecimento e Inovação. A informação contida nos documentos é, portanto, recurso valioso e fonte de riqueza organizacional. Como tal, não pode ser tratada com falta de profissionalismo ou com improvisação.

Amparada pela legislação Federal, a Gestão Documental é definida no texto da Lei  Nº 8.159, de 8 de Janeiro de 1991 –

Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente“.

Para quê serve:
O correto conhecimento de normas, procedimentos e técnicas em Gestão Documental subsidiam o planejamento estratégico, a tomada de decisões e o cumprimento da Lei de Acesso à Informação (Lei 12.527/11), revertendo em benefícios institucionais, racionalidade e transparência administrativa.

Um acervo organizado pode ser racional e não envolver gastos desnecessários com guarda e conservação, sendo elemento não apenas de retorno jurídico ou fiscal, mas como também de patrimônio empresarial revertendo para a construção de uma memória e identidade institucional e social.

Como forma de mostrar sua importância nas instituições e com especial atenção nos setores públicos, deixo esta apresentação. Nela procuro mostrar sua importância, objetivos e alcance:

Portanto, minha experiência me dá condições para analisar e propor soluções compatíveis com as suas necessidades. Além de poder orientar e capacitar colaboradores, in company e on line.

Linhas de Ação e como a ER Consultoria pode auxiliá-lo:

  • Elaboração de instrumentos de gestão (Tabela de Temporalidade e Destinação, Plano de Classificação, Taxonomia, Vocabulário Controlado) e normativos (Política, Manuais, Procedimentos) para implantação de Gestão de Documentos e Informação;
  • Capacitação e terceirização de serviços técnicos, de preservação, conservação e disponibilização da informação em diferentes suportes, podendo ser presenciais ou on-line

Entre em contato pela nossa página, pelo e-mail ou pelo telefone (55.11) 4215-1924 para elaborarmos um Projeto de Gestão Documental totalmente customizado de acordo com as demandas de sua instituição.