Entre os dias 27 e 28 de julho de 2017, na Sede do Ministério Público do Estado de São Paulo (MPSP) ocorreu o VIII Encontro Nacional de Memoriais do Ministério Público com o objetivo de compartilhar informações e trocar experiências entre profissionais e instituições ligados às áreas de documentação e memória.
O evento procurou apresentar práticas e experiências atuais desenvolvidas em diferentes instituições e que interessam diretamente à centros de memória. Na ocasião ocorreram palestras proferidas por profissionais reconhecidos em diferentes áreas de conhecimento, dentre os quais tive a honra de ser a responsável pela Conferência de Abertura.
A Conferência foi intitulada: “Centros de Documentação e Memória: Espaços de Preservação e Salvaguarda de Patrimônio Documental e Identidade Institucional“, e que pode ser assistida em sua integra abaixo, tocou em aspectos práticos e metodológicos relacionados à Centros de Documentação e Memória, além de suas relações com a transparência administrativa, gestão documental, organização e acesso à informação com vistas à produção de conhecimento.
Confira a conferência na íntegra clicando na imagem abaixo:
Uma pergunta constante é a de qual valor pode haver em um Centro de Documentação e/ou Memória dentro de uma instituição já que estamos tão rodeados por informações que nos chegam de todos os lados.
Sua implantação não representaria um gasto e demanda desnecessários?
Afinal, qual seu valor e importância?
Importância e objetivos:
Implantar e manter um Centro de Documentação e/ou Memória pode ser um grande desafio institucional, mas ao mesmo tempo é item fundamental dentro de um Projeto de Memória Institucional, que tenha como preocupação o fortalecimento da Identidade e Cultura Organizacional.
As dúvidas são recorrentes e muitas, em especial sobre quais seriam suas funções e de que forma podem ser item de produção de Conhecimento e Inovação. Como estruturá-lo e mantê-lo passam a ser preocupações recorrentes. Daí a necessidade de um trabalho interdisciplinar e linkado ao DNA da instituição.
Alcance:
Os Centros de Documentação (CEDOC) extrapolam o universo documental das Bibliotecas, embora possam conter material bibliográfico (que será sempre e unicamente aquele relacionado à temática na qual o Centro é especializado), e aproximam-se do perfil dos arquivos, na medida em que recolhem originais ou reproduções de conjuntos arquivísticos. É por isso uma instituição híbrida com desafios de amplos alcances e com a lida de diferentes suportes.
Um Centro de Documentação e Referência diferencia-se de um arquivo na medida em que este se torna um repositório de informação para profissionais de diferentes áreas que se ocupem de um determinado ramo do conhecimento. Tem um potencial de transformar-se em Centro de Referência, no sentido de ser o local para onde convergem todo tipo de arquivo, em conjuntos documentais de diferentes suportes, sempre voltados para o mesmo tema, e que facilita, em última instância, a pesquisa dos usuários. Assim, encontramos audiovisuais, fotografias, livros, jornais, revistas, microfilmes, mapas, plantas, gravuras, negativos flexíveis, negativos em celulose e vidro, e outros..
Numa hierarquia, diríamos que o Centro de Documentação (CEDOC) possui maior alcance que uma Biblioteca e que um Arquivo. Isto porque possuem conjuntos bibliográficos, arquivísticos e até museológicos e arqueológicos, em alguns casos.
É natural em sua formação possuir documentos museológicos, hemerográficos, iconográficos, textuais, audiovisuais, entre outros. E, devido a esta característica, necessariamente precisará “beber” das metodologias oriundas das diferentes áreas como a a arquivística, a história, a museologia, e biblioteconomia entre outras.
Nem sempre o Centro de Documentação (CEDOC) tem como objetivo a preservação da memória ou a pesquisa histórica. Muitos estão vinculados à pesquisa em outras áreas ou à produção e prestação de serviços a usuários internos e externos. Neste caso, pode se configurar um Centro de Referência (CR) para as área em que atuam.
Importante destacar que a principal missão de um Centro de Documentação (CEDOC) é o apoio à pesquisa: seja ela institucional ou acadêmica. Seu papel não é o de substituir a gestão arquivística de acervos permanentes, que possuem fins administrativos e/ou probatórios e que, no caso da documentação pública, cumpre legislação vigente. Utilizá-lo desta forma seria um desvirtuamento de seus objetivos e funções.
Os primeiros passos de uma implantação
A natureza e vocação de um Centro de Documentação (CEDOC) sendo a pesquisa e referência, implica a definição de sua abrangência e recorte temático, espacial e cronológico.
Isto se dá pela abrangência documental permitida na sua configuração. Colocar tais recortes favorecerá a qualidade das referência geradas. Quanto mais abrangente, provavelmente, mais superficiais serão suas informações.
Em geral, o primeiro passo a ser dado é a definição do que chamamos “Linha de Acervo”, que é exatamente o universo do seu recorte e sua área de atuação. Por exemplo: estudos sobre a cidade, educação, saúde, sustentabilidade, indústria têxtil, etc. Em que período? Começo do século XIX. meados do século XX, 2ª metade do século XX, e assim por diante….
Estas definições darão ao Centro de Documentação (CEDOC) aporte e consistência diante de outros fornecedores de dados e informações. Legitimarão seu universo de atuação, bem como as políticas de ampliação do acervo.
Apesar disso, tais Linhas de Acervo não são rígidas a ponto de não sofrerem processos de flexibilização. Vez por outra, poderão mover-se em uma ou outra direção sofrendo adequações, acréscimos ou mesmo reconfigurações a partir de demandas de usuários e público alvo.
Definidas as Linhas de concentração, é hora de definir o âmbito das ações que o Centro de Documentação (CEDOC) desenvolverá. É neste ponto que se definem estratégias de cursos, oficinas, workshops, seminários, congressos, conferências, publicações diversas, exposições (fixas, itinerantes, virtuais), fac-símiles de documentos, assessorias e/ou consultorias técnicas a outras instituições.
Atentar para tais ações reforça a vocação para a pesquisa e produção de conhecimento que se espera de um Centro de Documentação (CEDOC).
Torna-se evidente que, pela abrangência de suportes e documentos, de ações a serem desenvolvidas e universo de atuação, o perfil profissional exigido dos que atuarão neste Centro de Documentação (CEDOC) deverá ser múltiplo e interdisciplinar. No entanto, está longe de representar o universo de um único tipo de profissional. Quanto mais flexível e interdisciplinar maiores as chances de obtenção de bons resultados à frente de uma instituição como esta.
Alguns cuidados
Um Centro de Documentação (CEDOC) não pode converter-se em uma colcha de retalhos ou um gabinete de curiosidades! Facilmente, e até por desconhecimento na maior parte das vezes, começam a ser reunidos em seu interior quinquilharias que pouco ou nada tem que ver com o que se determinou como Linha de Acervo.
A constituição do acervo, e dos objetos que o integram, deve obedecer critérios técnicos estabelecidos quando da definição do âmbito e alcance do Centro de Documentação (CEDOC). Sua ampliação é paulatina e sempre se guiará por tais critérios. Isso evitará dispersão e gastos desnecessários envolvendo espaço físico, tempo de tratamento técnico e recursos humanos e tecnológicos.
É importante destacar que um Centro de Documentação (CEDOC) não precisa reunir TUDO sobre sua área de atuação. Não é um órgão acumulador, mas deve ser antes de tudo um referenciador: fornecendo a maior quantidade possível de informações sobre sua área de cobertura.
Ser referenciador também não deve significar ser um duplicador! É importante que um Centro de Documentação (CEDOC) não seja um duplicador de informações, reproduzindo tudo o que já existe em outros acervos. Valendo-se de tecnologias digitais pode fornecer as informações que se encontram em outras instituições ou Base de Dados, sem reproduzir desnecessariamente acervos ou documentos.
E aqui entra uma palavra de cautela: a digitalização utilizada para fins de ampliação de acervo deve ser tomada com cuidado. Mais do que isso, deve ser uma ferramenta utilizada com parcimônia e eventualmente, como política de preservação documental, favorecendo o acesso sem permitir manipulações indevidas de originais raros, por exemplo.
Apesar de oferecerem muitas potencialidades e possibilidades, as ferramentas tecnológicas disponíveis hoje em dia podem não trazer todos os benefícios possíveis por ausência de uma boa estruturação e metodologia de trabalho. Por isso, todo o cuidado em seu planejamento é fundamental.
Centros de Documentação em tempos web
Algumas instituições possuem dúvidas sobre como criar este espaço físico, mas também um espaço virtual onde possa ser visitado e consultado por aqueles que estão distantes. Precisamos ter alternativas para isso.
Em um mundo tão digitalizado vem sendo questionado a existência ou não de um acervo físico e meios pelos quais um Centro de Documentação possa ser virtual e estender suas fronteiras para além de um espaço estritamente físico, eles extrapolam muros institucionais e geram visibilidade, valorizando a cultura institucional.
As tecnologias da informação podem apoiar projetos de implantação de Centros de Documentação (CEDOC) ao mesmo tempo que as funcionalidades da WEB 2.0 contribuem para a disseminação, compartilhamento e colaboração tanto de matérias-primas como de produtos. Em todos os casos, muitas decisões precisam ser tomadas.
As tecnologias hoje disponíveis propiciam diferentes meios de divulgação com um alcance nunca antes imaginado. E, quando bem estruturados, possuem um custo benefício interessantíssimo.
A fluidez dos meios digitais faz com que as pessoas em geral olhem para as tecnologias como sendo a panaceia para todos os problemas de divulgação que uma Instituição possa ter.
No entanto, as coisas não são bem assim.
É um equívoco achar que um espaço virtual demandará menos trabalho, ou apenas facilidades. Todo o trabalho bruto de referenciamento e tratamento técnico será mantido, alterando-se apenas as formas de veiculação e acesso. Em alguns casos podemos afirmar que um espaço virtual poderá ter ainda mais acessos e buscas e demandará até a necessidade de possuir um atendimento que sirva às necessidades de estrangeiros. A web é uma uma porta aberta ao mundo e não à uma rua local. Por isso é preciso tomar em conta isso.
Além disso, há decisões que envolvem a disponibilidade e acesso de acervos. Dentre as muitas questões cito algumas cruciais:
Se houver um banco de dados como se dará o acesso? E no caso de imagens originais? Como cuidar de aspectos relacionados à autoria e créditos?
Em caso de exposições virtuais como serão? Qual a periodicidade para sua atualização?
E as formas de contato e atendimento aos usuários/pesquisadores?
Em relação aos cursos, oficinas, workshops, exposições, conferências, publicações: como serão sua veiculação? Estarão abertos em canais online?
Todas são questões que precisam ser pensadas ainda na fase de planejamento e periodicamente deverão ser repensadas de acordo com erros e acertos, que sempre ocorrem.
O que é definitivo, e que podemos afirmar com certeza, é que a partir desta nova concepção de uso da Web o mundo das bibliotecas e locais que detém informação organizada e estruturada passou a se movimentar na direção do usuário. Esteja ele onde estiver!
Se de um lado este sentido de colaboração inovou e começou um processo irreversível de interação, de outro colocou o desafio da segurança de que estes conteúdos estarão acessíveis e disponíveis no tempo, cuidando integralmente e com o respeito devido ao sigilo, preservação e acesso.
O Centros de Documentação (CEDOC) lidam com documentos que em sua maior parte são permanentes e, portanto, com necessidades de perenidade, longevidade, segurança e autenticidade a serem garantidas.
As coisas ficam ainda mais complicadas quando falamos não apenas de textos, mas imagens, audiovisuais e outras possibilidades de links e hipertextos.
A funcionalidade de muitos recursos só é possível em determinada configuração.
Se não forem estruturados de forma que contemplem a obsolescência poderemos ter um rico material que estará fadado à impossibilidade de utilização futura para diferentes fins.
Quando pensamos em períodos para a obsolescência falamos em períodos que em geral não excedem os 5 anos.
E isso, para documentos permanentes, não significa rigorosamente nada!
O termo “longa permanência” pode ser definido por períodos não inferiores a 100 anos.
Por isso, é fundamental um bom planejamento e estratégia de escolha consciente envolvendo o quê preservar, para quê e para quem e com quais objetivos.
O que tomar em consideração para Centros de Documentação (CEDOC) em ambientes digitais?
Em primeiro lugar deve-se definir qual tecnologia a ser utilizada. E nesta escolha o mais importante é definir um sistema robusto e que tenha sido amplamente usado.
Evite as últimas “novidades” no mercado. Tenha certeza da solidez e robustez destas tecnologias, sua manutenção e custos.
Pense que o mais caro em tecnologia não é sua aquisição inicial, mas a sua manutenção no decurso do tempo. Em especial se os documentos forem de caráter permanente.
Atente para os dados reunidos e a forma escolhida para sua disponibilização e divulgação.
1. Se não houver uma preocupação efetiva, com o tempo o que você terá em poucos anos é uma base de dados inútil e sem possibilidades de uso e produção de conteúdos, conhecimento ou inovação.
A tônica principal em verdade não é o acesso e sim a autenticidade dos documentos digitais no decurso do tempo. Acesso acaba sendo o fator mais simples em uma cadeia extremamente longa e importante, e seu ápice é sem dúvida fornecer garantias de que estes documentos são autênticos e que não sofreram alterações e adulterações. O investimento, sem dúvida, é na segurança da informação. Sem ela, poderemos apenas acumular o que será apenas lixo digital.
2. Elaboração de uma política clara de preservação e conservação de documentos em suportes físicos e digitais, com previsão de prazos de guarda e com quais utilizações nas diferentes ferramentas tecnológicas disponíveis pela Instituição;
3. É necessário, portanto, uma visão mais curatorial de todo o processo.
Tendo claro todos os limites que um projeto se defronta e já iniciá-lo tendo ações bem delineadas, flexíveis e adequadas às nossas reais circunstâncias de recursos humanos, financeiros e tecnológicos.
Dos fins
De tudo o que se disse, o fundamental é ter em conta que todo este trabalho de base, inter e multidisciplinar visa antes de tudo a reunião de informações para a produção de conhecimento. Só aí que o Centro de Documentação (CEDOC) cumprirá sua verdadeira vocação.
Como podemos ajudar?
Na ER Consultoria possuímos metodologia própria, conhecimentos testados e experiência prática para o desenvolvimento e a aplicação da Gestão Documental e Memória Institucional em empresas de diferentes segmentos e suas áreas de atuação.
Além de podermos orientar boas práticas em relação ao uso de ferramentas tecnológicas com vistas a preservação e conservação física e digital dos documentos.
Em outro post esclareci o que a Gestão Documental pode representar para as instituições do ponto de vista de racionalidade e transparência administrativa.
Nesta oportunidade, vou tratar do valor de políticas de preservação de patrimônio cultural-documental de acervos históricos dentro das instituições e de que forma são importantes como meio de garantir que informações contidas em documentos de diferentes suportes tenham asseguradas sua permanência através do tempo, para beneficio da produção de conhecimento, pesquisa, cultura e inovação.
Com esta responsabilidade e preocupação, é que as diferentes tecnologias disponíveis no mercado, têm se transformado em coadjuvantes num trabalho que possui duas frentes: de um lado, a disponibilização de informação de qualidade em tempo reduzido, ao mesmo tempo em que, possibilita que políticas de preservação e conservação se efetivem.
A noção de patrimônio é interessante quando pensamos a massa documental existente no interior das instituições.
O conceito de patrimônio vem se alargando contemporaneamente e neste sentido pode tomar, não apenas, a produção humana (obras de engenharia, monumentos, tecnologias, etc) , mas toda a produção emocional e intelectual das sociedades (música, poesia, acarajé, entre outros). Assim, o patrimônio é um bem cultural que permite que possamos conhecer melhor a sociedade e o mundo que a cerca, desde que estes sejam capazes de vencer o tempo.
Como forma de auxiliar nesta definição, apresento de forma sintética como todos estes termos polissêmicos podem ser entendidos.
Confira:
E é exatamente este o desafio que se coloca aos profissionais que atuam com documentos que necessitam ter uma guarda de longa duração.
Como atuar de forma eficiente e eficaz realizando todo o trabalho de manutenção de acervos com políticas de preservação e conservação de documentos, ao mesmo tempo em que se garante o acesso às informações que tais registros contém?
Como garantir que a informação seja preservada em quaisquer que sejam os seus suportes, e que as mesmas sejam utilizadas como meios para a criação de inovação e conhecimento?
Ministrando Oficina de Preservação e Conservação Fotográfica
Indubitavelmente, o que se coloca como prioritário nesta sociedade é quais serão os critérios para definir que informações têm relevância suficiente para justificar seu alçamento à posteridade através de investimentos em recursos humanos, tecnológicos e financeiros para sua manutenção.
O que fica de todo o exposto acima é que a noção essencial a ser explicitada é a de preservação e conservação de documentos.
Sinteticamente e de forma didática, poderíamos definir cada uma delas da seguinte forma:
Preservação = ações de prevenção da deterioração e que tem como principal objetivo o de proteger e salvaguardar o Patrimônio. É composta por técnicas preventivas que envolvem o manuseio, acondicionamento, transporte, exposição e o controle ambiental.
Conservação = caracteriza-se pelo conjunto de intervenções diretas, realizadas na própria estrutura física do bem cultural, com a finalidade de tratamento, impedindo, retardando ou inibindo a ação nefasta ocasionada pela ausência de uma preservação. É composta por tratamentos curativos, mecânicos e/ou químicos, tais como: higienização ou desinfestação de insetos ou micro-organismos, seguidos ou não de pequenos reparos
Oficina de Preservação, Conservação e Restauro de Documentos
As duas ações, se realizadas enquanto políticas, garantem a integridade e manutenção do patrimônio existente no interior de instituições e, em nosso caso específico, os acervos documentais em seus diferentes suportes.
Com este caráter são também chamadas de ações de conservação preventiva, cujo objetivo principal é não permitir que os documentos tenham que sofrer processos de restauração, que representam maiores custos e demandas especializadas.
Além destas preocupações, a importância de ações contínuas e coerentes coloca-se como condição fundamental. Não adiantaria criar inúmeras ações sem garantias que possam ter continuidade, ou mesmo que se consumam recursos em demasia em uma direção, esquecendo-se completamente de outras (não adiantaria embalagens de boa qualidade quando o local em que os materiais estão guardados é inadequado).
Daí a necessidade de definir prioridades e planejar o futuro: estabelecendo programas e projetos que se desdobrem e que possuam como principal objetivo a permanência, ao mesmo tempo em que a preservação e conservação estejam garantidas.
Oficina de Preservação, Conservação e Restauração de Documentos
Este trabalho só é bem sucedido quando se conhece de perto as necessidades e demandas internas e externas dos usuários, e possui um trabalho minucioso, pautado em um cronograma realizável .
Um cronograma de trabalho aplicado às reais necessidades dos usuários viabiliza passos e aponta caminhos a serem seguidos com metas claras e objetivas. Não se perde tempo com aquilo que não importa ao mesmo tempo em que se enxergam rapidamente áreas de gargalos e realizações.
De tudo o que se disse, têm-se que a disponibilização de acervos via informatização vem sendo um trabalho árduo, com inúmeras reflexões sobre a aplicabilidade de tecnologias aos acervos históricos em geral e o cumprimento de requisitos mínimos de preservação e conservação digital.
Não será somente a tecnologia a fazer isso!
A discussão sobre este e outros temas relacionados, segue em outras postagens.
Apoiamos a utilização da Informação como base para gerar Conhecimento e Inovação nas empresas. Defendemos que a Memória Institucional possui um papel vital na valorização do Capital Intelectual, ajudando a consolidar a Identidade e a Imagem Organizacional. Além disso, ela deve ser vista como mais uma ferramenta de Gestão Estratégica que fortalece a Cultura Organizacional e promove a prática da Responsabilidade Histórica nas instituições.
