Por: Eliana Rezende

Por largo tempo em minha carreira tenho me dedicado à Gestão Documental, Preservação e Conservação de Acervos, Organização de Arquivos. Em muitos casos, este trabalho antecedeu a tudo o que temos hoje em relação a tecnologias e ferramentas.  Talvez por isso, aprendi a lidar com documentação tomando em conta seu universo de produção, circulação e armazenamento. Talvez por isso, tenha aprendido a lidar com documentação tomando em conta seu universo de produção, circulação e armazenamento inicialmente em formatos que ainda eram analógicos e posteriormente em seus suportes digitais.

A mudança de suportes em si não é um problema, mas sim a forma em que lidaremos com eles no tempo, em especial se estamos preocupados com sua permanência e acesso no Tempo.

Observo que muitos se encantam por supostas “soluções” de GED e ECM acreditando piamente que a partir da aquisição das mesmas todos os seus problemas estarão resolvidos. Gosto sempre de repetir que são apenas ferramentas, e por conta disso, não trazem soluções a quem quer que seja. As empresas e instituições esquecem-se de que não é a ferramenta que lhes dirá o quê e como fazer!
Se a instituição não sabe como produz, a quem serve, e porquê necessita deste ou daquele documento, poderá adquirir ferramentas com bites de ouro, nada será resolvido.

Insisto muito que Ferramenta não é Solução

Ainda é preciso dizer, que oferecer acesso às informações é muito pouco para uma suposta ferramenta. Veja: acesso todo meio digital dá, em maior ou menor grau. Diria até, que temos um excesso de informações nos meios digitais. O maior problema que de fato temos que combater é a forma como tais informações são produzidas, processadas, utilizadas e armazenadas no tempo. Se não tomarmos os devidos cuidados estaremos cercados apenas e tão somente de lixo, com uma ínfima parte de informações de fato relevantes e que gerarão “riqueza”. Portanto, é preciso que os responsáveis pela Gestão Documental nas organizações entendam de uma vez por todas que uma ferramenta que oferece pastinhas, caixinhas e fluxos em sua interface não traz absolutamente nada de inovador. Quem trará valor à uma ferramenta são àqueles que sabem exatamente o quê querem, como querem, porquê querem e em que tempo. Aqui não é a ferramenta a fazer nada pela organização.

A solução, enfim, precisa ser encontrada pelos produtores e usuários da informação nos ambientes organizacionais. Não existem receitas prontas ou que caibam em todo e qualquer caso. Cada situação, em cada ambiente e com o público específico de utilizadores e/ou clientes terão demandas diversas que não cabem em estratégias massivas.

Não é possível pensar em Gestão Documental de forma reduzida a documentos digitalizados (muitas vezes, usados com numeração automática em PDF) e pendurados em pastas ou fluxos. Em um espaço reduzidíssimo de tempo ninguém encontrará mais nada. Pois a digitalização desenfreada e sem critérios levará o caos já existente em formato analógico para o formato digital.

É fundamental ter claro que todo o trabalho de refino e busca de informação deverá ser embasado em técnicas de indexação com vocabulário controlado.

É neste ponto que procuro auxiliar às organizações: definir melhores estratégias e caminhos para que a produção, circulação e armazenamento da informação se dê com vistas à produção de conhecimento e inovação. Para que a informação armazenada seja de fato localizada dentro de uma lógica que faz sentido a todos os que necessitam de tais informações.
Não há mágicas! Há apenas trabalho.

Não serão ferramentas tecnológicas que trarão coesão, sentido, agilidade aos processos de Gestão Documental. Será exatamente a definição de uma política de Gestão Documental aliada à Políticas de Preservação Digital que farão isso. Devemos entender política, como algo que possui continuidade e que deve possuir uma boa arquitetura de construção, como forma de trazer solidez ao resultados e garantias de que se faz o melhor possível. Aqui o ponto é muito importante, já que muitas instituições que necessitam realizar a Gestão Documental são órgãos públicos que precisam cumprir aspectos legais. A complexidade neste universo aumenta, e muito, pois, para além do acesso precisamos nos preocupar com aspectos relacionados à sigilo, segurança, autenticidade. Em especial se os documentos também estão em formato digital.

Definitivamente não há soluções simples ou fáceis. Todas exigem rigor e amplo domínio de procedimentos técnicos, jurídicos, tecnológicos. Daí que é muito importante não se seduzir por uma mera ferramenta tecnológica. Há muito mais envolvido!

A Política de Gestão Documental deve ser compreendida de forma sistêmica e tal como é estabelecida em lei. Como forma de auxiliar nesta compreensão preparei este slideshare.

Veja:

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De tudo o que disse, e o que verdadeiramente conta é a necessidade de compreendermos de uma vez por todas que processos digitais envolvem a digitalização da sociedade. É preciso que simplesmente entendamos que o grande motor de mudança nas organizações  na forma como geram, buscam e guardam suas informações está nas pessoas. São elas que trarão o gênio da inovação e das soluções verdadeiramente inteligentes dentro das organizações e não ferramentas vendidas como solução!

Se continuarmos a utilizar os mesmo paradigmas de sempre não obteremos resultados satisfatórios. Não podemos pensar em gestão documental com pressupostos de séculos passados usando arquivos e ficheiros em ambientes digitais. O mundo hoje oferece a experiência da digitalização de meios, formatos, pessoas, relações, com dados que armazenados e cruzados geram informações e estas são localizadas por algorítimos. É uma trama que altera completamente as relações entre produtores e usuários da informação.

A babel algorítmica precisa de um dialeto próprio que comunique e interligue objetos e objetivos. Ao mesmo tempo, se não houver um bom trabalho de enriquecimento deste “vocabulário” teremos uma ferramenta entediante e repetitiva (pois assim são todos os algorítimos).
Aqui está a lógica que a boa Gestão Documental necessita buscar.

Como podemos ajudar?
Na ER Consultoria possuímos metodologia própria, conhecimentos testados e experiência prática para o desenvolvimento e aplicação da Gestão Documental e Memória Institucional em empresas de diferentes segmentos e suas áreas de atuação. Além de podermos orientar boas práticas em relação ao uso de ferramentas tecnológicas com vistas a produção e tramitação de documentos digitais.

Veja nosso Portfólio de Cases e o que nossos clientes tem a dizer.

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