Gestão Documental aplicada à Acervos Públicos: do trâmite à destinação final – TRE-PE

Projeto: Capacitação Técnica In Company de Curso “Gestão Documental aplicada à Acervos Públicos: do trâmite à destinação final” ministrado à servidores do TRE/PE (Tribunal Regional Eleitoral de Pernambuco)

Objetivos da Capacitação: Fornecer aos servidores subsídios normativos e metodológicos para a elaboração e/ou atualização de Tabelas de Temporalidade e sua aplicação, tratando da documentação analógica e digital de acordo com a legislação vigente. Além disso, definir de forma correta prazos prescricionais e atividades de avaliação, eliminação ou guarda permanente.

Forma de Contratação: Contratada por Inexigilidade de Licitação ou Notório Saber.

Abrangência: Servidores do TRE/PE envolvidos nos trabalhos de Gestão Documental.
O curso foi ministrado em formato assíncrono e ao vivo, com duração de 12hs.

A Trilha de Aprendizagem oferecida e decidida com a equipe solicitante do Tribunal definiu os seguintes módulos e suas subdivisões:

Módulo 1: Gestão Documental aplicada à documentos físicos e digitais

Módulo 2: Como implantar Projeto de Gestão e Preservação Documental em uma Instituição

Módulo 3: Avaliação e Eliminação de Documentos Públicos: Aplicação

Módulo 4: Acervos de Guarda Permanente

Data: Outubro de 2023

Capacitação, Preservação Digital, Preservação e Conservação Documental, Trilha de Aprendizagem

Acervo Documental, Acervo Público, Arquivo, Arquivo Permanente, Capacitação, Contratação por Notório Saber, Curso Síncrono, Documento Digital, Eliminação de Documentos Públicos, Gestão de Informação, Gestão Documental, Preservação e Conservação Documental, Tabela de Temporalidade Documental, TRE/PE, Tribunal Regional Eleitoral de Pernambuco

Gestão Documental aplicada à Memória Institucional – TST

Projeto: Capacitação Técnica In Company do Curso Gestão Estratégica de Informação e Tratamento Técnico Documental aplicado à Memória Institucional TST (Tribunal Superior do Trabalho)

Objetivos da Capacitação: Fornecer subsídios aos servidores para que sejam capazes de gerir e zelar pelas informações produzidas no cumprindo de suas funções, e que ao cabo possam extrair das mesmas seu potencial de serem utilizadas como recursos estratégicos – a partir de aplicação de normas e procedimentos oriundos do uso e aplicação da Gestão Documental no ambiente institucional.

Forma de Contratação: Contratada por Inexigilidade de Licitação ou Notório Saber

Abrangência: Capacitação de até 30 servidores em aulas ao vivo e assíncronas, com membros de todo o Brasil atuantes nas áreas de Gestão Documental e Memória Institucional.
Carga Horária: 16hs
A Trilha de Aprendizagem proposta foi dividida em três módulos, distribuídos como segue abaixo e sob os quais diferentes temas relacionados foram abordados:

Módulo 1: Gestão Documental aplicada à Preservação Digital

Módulo 2: Como implantar Projeto de Gestão e Preservação Digital em uma Instituição

Módulo 3: Aspectos Técnicos aplicáveis: segurança, sigilo, acesso, repositórios confiáveis.

Data: Novembro de 2022

Seminário Gestão e Inovação em Ciência da Informação e Biblioteconomia – PGR

Conferencista no Seminário Gestão, Inovação em Ciência da Informação e Biblioteconomia.
Conferência intitulada: “Preservação da Memória Institucional”, ministrada do auditório da Procuradoria Geral da República (PGR)

Evento da Escola Superior do Ministério Público da União, entre os dias 6 e 7 de Novembro de 2019, Brasília, DF.

O evento reuniu bibliotecários, historiadores, acadêmicos e profissionais da área de ciência da informação para debater temas que inovam e impactam a gestão da informação jurídica.

A programação contou com apresentação de artigos acadêmicos e palestras que abordaram temas como gestão do conhecimento, inovação em gestão da informação, gestão de acervos digitais, inteligência artificial, dados abertos, proteção de dados pessoais, segurança da informação, preservação da memória institucional, curadoria digital, ética da informação e perfil do profissional da informação.

A página do evento pode ser visitada aqui

Conferência: Gestão e Gerenciamento de Documentação Acadêmica

Conferência: “Gestão e Gerenciamento de Documentação Acadêmica” dentro do I Simpósio de Acervo Acadêmico Digital de Instituições de Ensino Superior (IES).

O evento ocorreu em 21 de Novembro de 2018 no Museu da Escola Catarinense – Florianópolis – SC, com patrocínio da AMPESC (Associação de Mantenedoras Particulares de Ensino Superior do Estado de Santa Catarina) e INSC (Instituto de Competências)

Assessoria Técnica Organização de Acervo e Vocabulário Controlado – IBGM

Projeto: Assessoria Técnica para Organização de Acervo Bibliográfico e elaboração de um Vocabulário Controlado e Capacitação Técnica para analistas de inteligência – IBGM.

Cliente: IBGM – Instituto Brasileiro de Gemas & Metais Preciosos

Período: De Agosto/2018 Fevereiro/2019

Escopo: Assessoria Técnica para Organização de Acervo Bibliográfico e elaboração de um Vocabulário Controlado e Capacitação Técnica para analistas de inteligência.

Elaboração de Vocabulário Controlado a partir do sistema formado pelo conjunto de Banco de Dados. Tal sistema tem uma base de indicadores que serão atualizados e compartilhados com as entidades regionais.

O Vocabulário Controlado do Setor forneceu uma lista de termos que servem como um catálogo de terminologia padronizada da linguagem documentária do Sistema.

Permitiu organizar a linguagem do setor, relacionando os termos semanticamente, controlar sinônimos e facilitar a indexação e recuperação das informações.

O Vocabulário controlado faz parte da Implantação de um Núcleo de Inteligência Competitiva (NIC) para a Cadeia Produtiva de Gemas, Joias e Afins no IBGM. Tal Núcleo está circunscrito num contexto de convênio focado no Estado de São Paulo, e que possui como objetivo atender associados da IBGM e os associados dos sindicatos de São Paulo.

Os Banco de Dados que subsidiam a elaboração do Vocabulário controlado são:

Banco de Notícias
Banco de prestadores de serviço
Banco de instituições integrado ao CRM
Imagens
Legislação
Tributação
Eventos: relações de eventos nacionais e internacionais
Biblioteca virtual
Pesquisas produzidas pelo IBGM

É objetivo geral da Implantação Núcleo de Inteligência Competitiva gerenciar dados, informações e conhecimentos visando à disseminação ágil nos diferentes canais de comunicação do IBGM (portal institucional, portal Brazil Gems and Jewelry e redes sociais) e das entidades de classe do estado de São Paulo, bem como em eventos específicos com forte audiência de empresários da cadeia produtiva na região.

TAGS do Projeto: Acervo Bibliográfico, Acervo de Gemas e Metais Preciosos, Acervo Digital, Acervo Documental, Acervo Fotográfico, Banco de Dados, IBGM, Indexação, Instituto Brasileiro de Gemas e Metais Preciosos, Inteligência Competitiva, Joalheria, Organização de Acervo, Pesquisa, Revisão de Indexação, Vocabulário Controlado

Organização de Acervo Científico do Hospital AC Camargo

Projeto: Assessoria Técnica para Organização do Acervo Científico do Hospital AC Camargo Câncer Center

Cliente: Hospital AC Camargo Cancer Center

Período: a partir de Outubro/2017

Escopo: A análise primária dos acervos existentes nos revelou potencialidades de extrema valia para a pesquisa e produção de conhecimento científico.

O tratamento técnico dos acervos científicos demandam uma série de ações, que vão desde análise geral da massa documental, sua identificação, interpretação, organização até sua disponibilização e acesso por meio de divulgação das informações contidas, nos documentos em diferentes suportes, sob sua custódia.

Dr. Humberto Torloni apresentando seu acervo à Assessora Técnica responsável Eliana Rezende

Alcance do Projeto:

O acervo chamado de científico é produto da guarda de registros iconográficos (fotografias, slides, negativos de vidro, negativos flexíveis, ilustrações científicas originais feitas em bico de pena) e registros textuais (MAPA com histórico do paciente, fichas catalográficas, livro de necropsias, livro de fotomacrografia, dentre outros registros) que estavam sob custódia do Dr. Humberto Torloni.

A documentação iconográfica apresenta-se em números aproximados da seguinte forma:

Diagnóstico de negativos de vidro para tratamento técnico

Massa documental textual:

Cruzamento de informações em diferentes suportes

O projeto em fase inicial de desenvolvimento, prevê a produção de diferentes produtos e sub-produtos e está divido em diferentes fases.

O valor e a complexidade de um projeto desta envergadura é, tratar tecnicamente a documentação para garantir a salvaguarda do patrimônio documental, ao mesmo tempo em que, dados são minerados e transformados em informação para produção de conhecimento. Tudo sem perder de vista questões relativas ao sigilo e o acesso de informações sensíveis.

“No hospital organizado, o Serviço de Arquivo Médico e Estatística (SAME) é a chave do fornecimento exato de informações. Representa, como no organismo humano, o coração do hospital. Se os demais serviços funcionarem harmonicamente, ele será reflexo deste funcionamento. Trabalhará harmonicamente, sem problemas e demonstrará através de análise de dados estatísticos, que o hospital está servindo bem à coletividade.
O Serviço de Arquivo Médico e Estatística e o Prontuário Medico, são a razão de ser um do outro, pois se o tesouro não existe, não há necessidade de cofre. E o prontuário médico está para o serviço de arquivo médico e estatística, como o tesouro para o cofre.”

(Carvalho, Lourdes de Freitas. “Serviço de Arquivo Médico e Estatística de um Hospital”, São Paulo, Ed. da Universidade de São Paulo, 1973)

TAGS do Projeto: Acervo Científico, Acervo Documental, Acervo Fotográfico, Banco de Dados, Documentação Textual, Gestão de Informação, História, Hospital A. C. Camargo Câncer Center, Identificação, Negativos de Vidro, Organização de Acervo, Pesquisa, Preservação e Conservação, Produção de Conhecimento, Responsabilidade Histórica

Trajetória de Formação em Preservação e Conservação de Objetos Fotográficos

A carreira profissional como historiadora e especialista em Processos Fotográficos dos séculos XIX e XX teve início devido ao trabalho técnico de preservação e conservação de acervos que frequentemente incluíam objetos fotográficos.

Essa trajetória incluiu a experiência no Arquivo Fotográfico da Câmara Municipal de Lisboa como estagiária por 6 meses e que foi parte do doutorado defendido na UNICAMP.
Além disso, houve uma Bolsa de Aperfeiçoamento do CNPq no Museu Paulista da USP e uma Bolsa de Iniciação Científica do CNPq na PUC/SP.

A seguir, você poderá encontrar os detalhes dessa trajetória:

Arquivo Fotográfico da Câmara Municipal de Lisboa
1998

Identificação e Conservação de processos fotográficos dos séculos XIX no Arquivo Fotográfico da Câmara Municipal de Lisboa sob a supervisão de Luis Pavão.

Atividades envolvendo o trato com materiais e processos históricos e seus diferentes suportes: flexíveis, vidro, papel, metal, daguerreótipo, entre outros.

Experiência laboratorial de banhos de longa permanência e geração de negativos de segunda geração, com vistas à preservação e conservação de materiais fotográficos.

Digitalização e informatização dos espécimes fotográficos para inclusão em Banco de Dados Informatizado

Centro de Memória da UNICAMP
1997- 2000

Supervisão de indexação e alimentação de Base de Dados do Acervo Fotográfico do Centro de Memória da Unicamp (Universidade Estadual Paulista), com rotinas de pesquisa e criação de vocabulário controlado para disponibilização de informação a usuários.

Tratamento da documentação envolvendo conservação, restauro e estabilização de imagens em diferentes suportes, pertencentes a Coleção Secretaria de Agricultura, Indústria, Comércio e Obras Públicas do Estado de São Paulo. Coleção composta por 24 álbuns, que reúnem 2.866 fotografias tiradas entre 1896 e 1925 aproximadamente.

Além de atividades de orientação metodológica à bolsistas de Iniciação Científica

As atividades foram parte do processo de permuta pela formação obtida em Identificação, Preservação e Conservação de Documentos Fotográficos Históricos no Arquivo Fotográfico da Câmara Municipal de Lisboa – Portugal.

Museu Paulista / USP
1992 – 1994

Bolsista de Aperfeiçoamento CNPq desenvolvendo projeto de pesquisa junto ao Museu Paulista/USP com trabalhos de levantamento de dados, registro de depoimentos orais, pesquisa documental, cadastramento informatizado e digitalização de imagens dentro do Projeto Projeto Banco de Dados Iconográficos do Museu Paulista / USP, Módulo de Iconografia Fotográfica: “Álbuns de Família”, sob a orientação do Profº Dr. Ulpiano Bezerra de Meneses

Pontifícia Universidade Católica de São Paulo, PUC-SP
1991 – 1992

Bolsista da Fundação São Paulo atuando junto à Central de Documentação e Informação Casemiro dos Reis Filho (CEDIC) com atividades de levantamento de dados, pesquisa documental e registro de depoimentos orais para Projeto: Testemunho e Imagem, nas perspectivas de compreensão dos Movimentos Sociais” desdobramento do Projeto “Igreja e Movimentos Sociais: a atuação dos cristãos no Brasil República (1920-1980)”.

1989 – 1991

Bolsista CNPq de Iniciação Científica desenvolvendo Projeto de Pesquisa na instituição supra citada junto à Central de Documentação Casemiro dos Reis Filho (CEDIC) com atividades de levantamento de dados, pesquisa documental e registro de depoimentos orais, além de revisão para publicação de Guia de Pesquisa e Inventário no Projeto: Igreja e Movimentos Sociais: a atuação dos cristãos no Brasil República (1920-1980) , e mais tarde no seu desdobramento: “Testemunho e Imagem, nas perspectivas de compreensão dos Movimentos Sociais“.

Ambos com atividades de coleta de depoimentos para composição do Banco de História Oral da Universidade, sob a supervisão da Profª Drª Yara Maria Aun Khory.

TAGS de Projeto: Acervo Documental, Acervo Fotográfico, Acervo Museológico, Álbuns de Família, Banco de Dados, Banco de Dados Iconográficos, Central de Documentação e Informação, Centro de Documentação, Centro de Memória UNICAMP, Coleções Fotográficas, Formação Profissional, Fotografia, História Oral, Movimentos Sociais, Museu Paulista USP, Organização de Acervo, PUC-SP

Secretaria de Estado de Infraestrutura e Logística do Paraná

Projeto: Assessoria Técnica/Gestão Estratégica para a Área de Gestão Documental, com exercício no Gabinete do Secretário da Secretaria de Estado de Infraestrutura e Logística (SEIL) do Paraná.

Cliente: Secretaria de Estado de Infraestrutura e Logística do Paraná

Desenvolvimento: Nomeada como Assessora de Gabinete entre o período de 1º de Março de 2013 a 30 de Dezembro de 2014 para:

Estabelecimento de normas, procedimentos e capacitações junto à Secretaria e órgãos vinculados (Departamento de Estradas e Rodagem – DER, Portos de Paranaguá e Antonina, Paraná Edificações – PRED e Secretaria de Infraestrutura e Logística – SEIL) com o objetivo de otimizar acesso e tramitação de documentos e informação.
Definições de política de preservação digital e ambientes para fluxo documental.
Criação e revisão de Tabela de Temporalidade Documental e Código de Classificação de Documentos.
Elaboração de Manual de Gestão Documental
As capacitações sempre definidas no nível estratégico e hierarquicamente aplicadas de acordo com o Plano de Governo.
Formação de multiplicadores
Liderança de equipes técnicas e interdisciplinares

Divulgação na mídia:
Secretaria da Infraestrutura se prepara para adotar processos eletrônicos

Infraestrutura vai adotar processos eletrônicos

Entrevista de Eliana Rezende, responsable de la gestión documental de la Secretaría de Infraestructura y Logística del Estado de Paraná (Brasil) ao Blog “Lo que viene siendo una documentalista” – Blog sobre documentación, bibliotecas, archivos, libros, recursos educativos y fomento a la lectura

TAGS do Projeto: nográficoAcervo Cartofráfico, Acervo Digital, Acervo Documental, Acervo Fotográfico, Acervo Iconográfico, Análise Documental, Capacitação, Código de Classificação de Documentos, Diagnóstico Situacional, Elaboração de Manual de Gestão Documental, Elaboração de Manual de Procedimentos Técnicos, Elaboração de Metodologia, Elaboração de Normativas, Fluxo de Processos, Fluxo Documental, Gestão de Informação, Mapeamento de Processos, Normatização, Planejamento Estratégico, Preservação e Conservação Documental, Reuniões Técnicas, Tabela de Temporalidade Documental

Implantação de Gestão Documental na FUNDESTE/UNOCHAPECÓ

Projeto: Assessoria Técnica e Consultoria em Gestão Documental para a FUNDESTE/UNOCHAPECÓ

Cliente: FUNDESTE/UNOCHAPECÓ

Desenvolvimento: Responsável pela implantação da Gestão Documental em toda a Universidade e seus três campi.

Além de definir junto ao cliente diferentes estratégias, dentre as quais:

Apoio no levantamento e análise de atividades para elaboração e operacionalização de solução de gestão de documentos e informação
Mapeamento/desenho ou redesenho de processos e fluxo documental;
Documentar fluxos de processo e documentos em tecnologias;
Automatização de processos;
Elaboração de diagnóstico situacional para solução de gestão de documentos;
Elaboração de plano de ação com propostas de atividades para operacionalização de política de gestão documental;
Mapeamento e análise de tipologias documentais gerados e recebidos referentes ao processo de trabalho e documentais;
Elaboração de instrumentos de gestão (Tabela de Temporalidade e Destinação, Plano de Classificação, Taxonomia, Vocabulário Controlado) e normativos (Política, Manuais, Procedimentos) para implantação de gestão de documentos e informação;
Elaboração de Manual de Gestão Documental
Preparação e execução de capacitações técnicas na área de gestão da informação;
Definição de planos de capacitação e formação junto aos diferentes Departamentos da Universidade, definindo-se estratégias junto aos mesmos com chefias, diretorias e coordenadores;
Capacitação e formação de multiplicadores;
Liderança de equipes interdisciplinares e transdisciplinares;

Divulgação na mídia:

Gestão Documental
Unochapecó inicia atividades de Gestão Documental

TAGS do Projeto: Acervo Digital, Acervo Documental, Acervo Fotográfico, Acervo Museológico, Análise, Análise Documental, Banco de Dados, Capacitação, Capacitação Técnica, Código de Classificação de Documentos, Comunicação Institucional, Elaboração de Manual de Gestão Documental, Elaboração de Manual de Procedimentos Técnicos, Elaboração de Metodologia, Elaboração de Normativas, Fluxo de Processos, Fluxo Documental, Gestão Documental, Mapeamento de Processos, Normatização, Organização de Acervo, Planejamento Estratégico, Preservação e Conservação Documental, Reuniões Técnicas, Tabela de Temporalidade Documental, Tipologia Documental, Vocabulário Controlado

Implantação de Gestão Documental no Município de Curitiba

Projeto: Consultoria Técnica Especializada para implantação de Gestão Documental em todas as Secretarias e Órgãos do Município de Curitiba (Jan/2007 a Dez/2010)

Cliente: Prefeitura Municipal de Curitiba

Desenvolvimento:
Contratação por Notório Saber.

A experiência incluiu:

Definição e estratégias de capacitação e formação de servidores de acordo com funções para cada uma das Secretarias de Governo junto aos níveis de Secretários, Diretores e Gerentes e em cumprimento de Plano de Governo.
Acompanhamento de 32 Secretarias e/ou Órgãos do Governo Municipal, 28.000 servidores, um volume documental de 450 milhões de documentos e cerca de 2.000.000 usuários/cidadãos.
Elaboração e/ou revisão de Tabelas de Temporalidade Documental
Elaboração e/ou revisão de Códigos de Classificação de Documentos
Elaboração de Manual de Gestão Documental
Criação e Capacitação de Comissão de Avaliação de Documentos (CAD) em cada uma das secretarias e órgãos.
Elaboração de Normas, Procedimentos publicados por meio de portarias, decretos e instruções normativas
Liderança de equipes técnicas, interdisciplinares e transdisciplinares.
Capacitação e formação de multiplicadores.

Um dos resultados obtidos foi a redução no tempo de atendimento por cidadão com a implantação da Gestão Documental no Município: de 40 dias (57.600 minutos) para 3 minutos. O que significa dizer que no mesmo período de tempo (40 dias) seriam atendidos 19.200 cidadãos (3 minutos cada).

Volume de atendimento ao cidadão após a implantação da Gestão Documental

Divulgação na mídia:
Instituto Curitiba de Informática. “Richa Filho apresenta GED na Bahia“
Portal do Município de Curitiba. “Richa Filho apresenta modelo de gestão documental de Curitiba“

Vista Panorâmica interna de Arquivo Intermediário e Permanente da Prefeitura Municipal de Curitiba

O Projeto envolveu não apenas Consultoria Técnica, mas também capacitação de servidores de todas as Secretarias de Governo.

Tags do Projeto: Acervo Digital, Acervo Documental, Análise Documental, Banco de Dados, Capacitação, Capacitação Técnica, Código de Classificação de Documentos, Contratação por Notório Saber, Diagnóstico Situacional, Digitalização, Elaboração de Manual de Gestão Documental, Elaboração de Manual de Procedimentos Técnicos, Elaboração de Metodologia, Elaboração de Normativas, Fluxo de Processos, Fluxo Documental, Mapeamento de Processos, Oficina prática, Planejamento Estratégico, Preservação e conservação Fotográfica, Reuniões Técnicas, Tabela de Temporalidade Documental

Apoiamos a utilização da Informação como base para gerar Conhecimento e Inovação nas empresas. Defendemos que a Memória Institucional possui um papel vital na valorização do Capital Intelectual, ajudando a consolidar a Identidade e a Imagem Organizacional. Além disso, ela deve ser vista como mais uma ferramenta de Gestão Estratégica que fortalece a Cultura Organizacional e promove a prática da Responsabilidade Histórica nas instituições.

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