Gestão Documental e Arquitetura de Informação aplicada – Igreja Messiânica

Projeto: Gestão Documental e Arquitetura de Informação aplicada a Projetos de Memória Institucional: da elaboração à divulgação
Cliente: Igreja Messiânica do Brasil, Fundação Mokiti Okada e Korin – Agricultura Natural

Período: De Outubro de 2018 a Fevereiro de 2020

Escopo: Assessoria Técnica e Capacitação para implantação de Centro de Documentação e Memória e desenvolvimento de Projeto de Memória Institucional com Arquitetura de Informação para Portal Institucional

Apresentação de Metologia para desenvolvimento do trabalho

Abrangência: Por tratar-se de três instituições relacionadas uma à outra com fins e responsabilidades relacionadas às suas funções (sociais, culturais, espirituais e até alimentares), o trabalho possui característica inter e transdisciplinar. O universo a ser tratado foi composto por documentação vária e que engloba documentos textuais, audiovisuais, fotográficos, iconográficos, tridimensionais, museológicos, entre outros.

Desta forma, políticas consistentes não apenas de gestão de informação, mas de políticas de preservação e conservação documental e posteriormente de disponibilização e acesso estão entre os objetivos a ser alcançados.

Apresentação de Metodologia para desenvolvimento do trabalho

Reunião Geral de entrega de Tabela de Temporalidade Documental e Código de Classificação

Apresentação Geral sobre Gestão Documental

Etapas de trabalho desenvolvido

TAGS do Projeto: Acervo Audiovisual, Acervo Digital, Acervo Documental, Acervo Fotográfico, Acervo Museológico, Arquitetura de Informação, Capacitação, Centro de Documentação, Centro de Documentação e Memória, Código de Classificação de Documentos, Comunicação Institucional, Depoimento, Design de Informação, Design de Portais Institucionais, Fluxo Documental, Fundação Mokiti Okada, Gestão Documental, Igreja Messiânica do Brasil, Korin – Agricultura Natural, Mapeamento de Processos, Material Iconográfico, Memória Institucional, Projeto de Memória Institucional, Reuniões Técnicas, Tabela de Temporalidade Documental, Tratamento Técnico Documental

Secretaria de Estado de Infraestrutura e Logística do Paraná

Projeto: Assessoria Técnica/Gestão Estratégica para a Área de Gestão Documental, com exercício no Gabinete do Secretário da Secretaria de Estado de Infraestrutura e Logística (SEIL) do Paraná.

Cliente: Secretaria de Estado de Infraestrutura e Logística do Paraná

Desenvolvimento: Nomeada como Assessora de Gabinete entre o período de 1º de Março de 2013 a 30 de Dezembro de 2014 para:

Estabelecimento de normas, procedimentos e capacitações junto à Secretaria e órgãos vinculados (Departamento de Estradas e Rodagem – DER, Portos de Paranaguá e Antonina, Paraná Edificações – PRED e Secretaria de Infraestrutura e Logística – SEIL) com o objetivo de otimizar acesso e tramitação de documentos e informação.
Definições de política de preservação digital e ambientes para fluxo documental.
Criação e revisão de Tabela de Temporalidade Documental e Código de Classificação de Documentos.
Elaboração de Manual de Gestão Documental
As capacitações sempre definidas no nível estratégico e hierarquicamente aplicadas de acordo com o Plano de Governo.
Formação de multiplicadores
Liderança de equipes técnicas e interdisciplinares

Divulgação na mídia:
Secretaria da Infraestrutura se prepara para adotar processos eletrônicos

Infraestrutura vai adotar processos eletrônicos

Entrevista de Eliana Rezende, responsable de la gestión documental de la Secretaría de Infraestructura y Logística del Estado de Paraná (Brasil) ao Blog “Lo que viene siendo una documentalista” – Blog sobre documentación, bibliotecas, archivos, libros, recursos educativos y fomento a la lectura

TAGS do Projeto: nográficoAcervo Cartofráfico, Acervo Digital, Acervo Documental, Acervo Fotográfico, Acervo Iconográfico, Análise Documental, Capacitação, Código de Classificação de Documentos, Diagnóstico Situacional, Elaboração de Manual de Gestão Documental, Elaboração de Manual de Procedimentos Técnicos, Elaboração de Metodologia, Elaboração de Normativas, Fluxo de Processos, Fluxo Documental, Gestão de Informação, Mapeamento de Processos, Normatização, Planejamento Estratégico, Preservação e Conservação Documental, Reuniões Técnicas, Tabela de Temporalidade Documental

Implantação de Gestão Documental na FUNDESTE/UNOCHAPECÓ

Projeto: Assessoria Técnica e Consultoria em Gestão Documental para a FUNDESTE/UNOCHAPECÓ

Cliente: FUNDESTE/UNOCHAPECÓ

Desenvolvimento: Responsável pela implantação da Gestão Documental em toda a Universidade e seus três campi.

Além de definir junto ao cliente diferentes estratégias, dentre as quais:

Apoio no levantamento e análise de atividades para elaboração e operacionalização de solução de gestão de documentos e informação
Mapeamento/desenho ou redesenho de processos e fluxo documental;
Documentar fluxos de processo e documentos em tecnologias;
Automatização de processos;
Elaboração de diagnóstico situacional para solução de gestão de documentos;
Elaboração de plano de ação com propostas de atividades para operacionalização de política de gestão documental;
Mapeamento e análise de tipologias documentais gerados e recebidos referentes ao processo de trabalho e documentais;
Elaboração de instrumentos de gestão (Tabela de Temporalidade e Destinação, Plano de Classificação, Taxonomia, Vocabulário Controlado) e normativos (Política, Manuais, Procedimentos) para implantação de gestão de documentos e informação;
Elaboração de Manual de Gestão Documental
Preparação e execução de capacitações técnicas na área de gestão da informação;
Definição de planos de capacitação e formação junto aos diferentes Departamentos da Universidade, definindo-se estratégias junto aos mesmos com chefias, diretorias e coordenadores;
Capacitação e formação de multiplicadores;
Liderança de equipes interdisciplinares e transdisciplinares;

Divulgação na mídia:

Gestão Documental
Unochapecó inicia atividades de Gestão Documental

TAGS do Projeto: Acervo Digital, Acervo Documental, Acervo Fotográfico, Acervo Museológico, Análise, Análise Documental, Banco de Dados, Capacitação, Capacitação Técnica, Código de Classificação de Documentos, Comunicação Institucional, Elaboração de Manual de Gestão Documental, Elaboração de Manual de Procedimentos Técnicos, Elaboração de Metodologia, Elaboração de Normativas, Fluxo de Processos, Fluxo Documental, Gestão Documental, Mapeamento de Processos, Normatização, Organização de Acervo, Planejamento Estratégico, Preservação e Conservação Documental, Reuniões Técnicas, Tabela de Temporalidade Documental, Tipologia Documental, Vocabulário Controlado

Implantação de Gestão Documental no Município de Curitiba

Projeto: Consultoria Técnica Especializada para implantação de Gestão Documental em todas as Secretarias e Órgãos do Município de Curitiba (Jan/2007 a Dez/2010)

Cliente: Prefeitura Municipal de Curitiba

Desenvolvimento:
Contratação por Notório Saber.

A experiência incluiu:

Definição e estratégias de capacitação e formação de servidores de acordo com funções para cada uma das Secretarias de Governo junto aos níveis de Secretários, Diretores e Gerentes e em cumprimento de Plano de Governo.
Acompanhamento de 32 Secretarias e/ou Órgãos do Governo Municipal, 28.000 servidores, um volume documental de 450 milhões de documentos e cerca de 2.000.000 usuários/cidadãos.
Elaboração e/ou revisão de Tabelas de Temporalidade Documental
Elaboração e/ou revisão de Códigos de Classificação de Documentos
Elaboração de Manual de Gestão Documental
Criação e Capacitação de Comissão de Avaliação de Documentos (CAD) em cada uma das secretarias e órgãos.
Elaboração de Normas, Procedimentos publicados por meio de portarias, decretos e instruções normativas
Liderança de equipes técnicas, interdisciplinares e transdisciplinares.
Capacitação e formação de multiplicadores.

Um dos resultados obtidos foi a redução no tempo de atendimento por cidadão com a implantação da Gestão Documental no Município: de 40 dias (57.600 minutos) para 3 minutos. O que significa dizer que no mesmo período de tempo (40 dias) seriam atendidos 19.200 cidadãos (3 minutos cada).