Tratamento Técnico Documental aplicado à Memória Institucional – Colégio Salesianos

Objetivos da Capacitação: fornecer subsídios para que colaboradores sejam capazes de Gerir Informações Estratégicas de Centro de Documentação e/ou Memória, bem como tratá-lo tecnicamente, respeitando-se normas internacionais, e que ao mesmo tempo atenda de perto as demandas institucionais.

Forma de Contratação: Contratada por Inexigilidade de Licitação ou Notório Saber

Abrangência: O curso contou com 4hs técnicas divididas em aula teórica e pratica para até 30 funcionários das várias unidades dos Salesianos.

Ementa: A Trilha de aprendizagem definida contou com 2 módulos e duração de 4hs divididas em teoria e prática.

Módulo 1: Gestão de Informação voltada para Projeto de Memória Institucional

Módulo 2: Tratamento Técnico Documental e Políticas de Preservação e Conservação Documental para documentos analógicos e digitais

Data: Dezembro de 2022

Gestão Documental e Arquitetura de Informação para o TRE-RJ

Período: 11 a 17 de junho de 2016 com Oficinas prática com duração de 6h/dia

O projeto apresentado foi dividido em 3 módulos, que obedeceram a seguinte divisão de assuntos:

1 ) Gestão de Informação aplicada à Projetos de Memória Institucional

2 ) Finalidade de um Projeto de Memória Institucional em instituições públicas:

3 ) Os passos e as fases de um Projeto de Memória Institucional

AVALIAÇÃO:
Acompanhamento da elaboração de um Projeto de Memória Institucional aplicado à Instituição.

Objetivos e produtos

1 ) Orientação para uma metodologia própria para a Justiça Eleitoral do Rio de Janeiro para construção, organização e disponibilização da memória institucional (dos documentos ao conhecimento e memória institucional).

A trilha forneceu:
– Fundamentação teórica sobre memória institucional para instituições pública – estado da arte atual (com indicação de bibliografia de referência sobre o tema);
– Objetivos e diretrizes;
– Seleção e priorização de documentos e informações;
– Organização, tratamento e priorização de documentos e informações;
– Critérios para digitalização de documentos relacionados à memória institucional – requisitos da digitalização;
– Critérios para taxonomia/classificação/indexação de documentos e informações relacionadas à memória institucional;
– Construção do banco de dados e de base indexada de documentos e informações relacionados à memória institucional.

Produto: Metodologia para construção/levantamento/organização/disponibilização relacionadas à memória institucional.

2 ) Projeto para reestruturação da página dos Dados Históricos das Eleições do Rio de Janeiro

Contexto: reestruturação da página de dados históricos para contemplar informações históricas e atuais sobre eleições no Rio de Janeiro

Produto:
1 ) Metodologia para reestruturação da página de dados eleitorais
2 ) Proposta de Projeto para reestruturação da página de dados eleitorais

Forma de Contração: Contratada por Inexigibilidade de Concorrência ou Notório Saber

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Implantação de Gestão Documental no Município de Curitiba

Cliente: Prefeitura Municipal de Curitiba

Desenvolvimento:
Contratação por Notório Saber.

A experiência incluiu:

  • Definição e estratégias de capacitação e formação de servidores de acordo com funções para cada uma das Secretarias de Governo junto aos níveis de Secretários, Diretores e Gerentes e em cumprimento de Plano de Governo.
  • Acompanhamento de 32 Secretarias e/ou Órgãos do Governo Municipal, 28.000 servidores, um volume documental de 450 milhões de documentos e cerca de 2.000.000 usuários/cidadãos.
  • Elaboração e/ou revisão de Tabelas de Temporalidade Documental
  • Elaboração e/ou revisão de Códigos de Classificação de Documentos
  • Elaboração de Manual de Gestão Documental
  • Criação e Capacitação de Comissão de Avaliação de Documentos (CAD) em cada uma das secretarias e órgãos.
  • Elaboração de Normas, Procedimentos publicados por meio de portarias, decretos e instruções normativas
  • Liderança de equipes técnicas, interdisciplinares e transdisciplinares.
  • Capacitação e formação de multiplicadores.

Um dos resultados obtidos foi a redução no tempo de atendimento por cidadão com a implantação da Gestão Documental no Município: de 40 dias (57.600 minutos) para 3 minutos. O que significa dizer que no mesmo período de tempo (40 dias) seriam atendidos 19.200 cidadãos (3 minutos cada).

Volume de atendimento ao cidadão após a implantação da Gestão Documental

Divulgação na mídia:
Instituto Curitiba de Informática. “Richa Filho apresenta GED na Bahia
Portal do Município de Curitiba. “Richa Filho apresenta modelo de gestão documental de Curitiba

Vista Panorâmica interna de Arquivo Intermediário e Permanente da Prefeitura Municipal de Curitiba

O Projeto envolveu não apenas Consultoria Técnica, mas também capacitação de servidores de todas as Secretarias de Governo.

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