Implantação de Política de Gestão Documental no MASP – SP

Período: De Setembro/2016 a Dezembro/2017

Atividades:

Documentação a ser tratada
Organização de documentação textual
Organização de documentação textual em cada caixa


Ações e Entregas
:

  • Coordenação e Desenvolvimento de ações e rotinas para implantação de política de Gestão Documental aplicáveis às diferentes áreas do Museu
  • Acompanhamento de processos e validação de ferramentas para armazenamento, guarda e disponibilização de informação
  • Desenvolvimento e implantação de Política de Gestão Documental e Capacitação Técnica.
  • Elaboração de Normas e Procedimentos.
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Gestão Documental e Arquitetura de Informação para o TRE-RJ

Período: 11 a 17 de junho de 2016 com Oficinas prática com duração de 6h/dia

O projeto apresentado foi dividido em 3 módulos, que obedeceram a seguinte divisão de assuntos:

1 ) Gestão de Informação aplicada à Projetos de Memória Institucional

2 ) Finalidade de um Projeto de Memória Institucional em instituições públicas:

3 ) Os passos e as fases de um Projeto de Memória Institucional

AVALIAÇÃO:
Acompanhamento da elaboração de um Projeto de Memória Institucional aplicado à Instituição.

Objetivos e produtos

1 ) Orientação para uma metodologia própria para a Justiça Eleitoral do Rio de Janeiro para construção, organização e disponibilização da memória institucional (dos documentos ao conhecimento e memória institucional).

A trilha forneceu:
– Fundamentação teórica sobre memória institucional para instituições pública – estado da arte atual (com indicação de bibliografia de referência sobre o tema);
– Objetivos e diretrizes;
– Seleção e priorização de documentos e informações;
– Organização, tratamento e priorização de documentos e informações;
– Critérios para digitalização de documentos relacionados à memória institucional – requisitos da digitalização;
– Critérios para taxonomia/classificação/indexação de documentos e informações relacionadas à memória institucional;
– Construção do banco de dados e de base indexada de documentos e informações relacionados à memória institucional.

Produto: Metodologia para construção/levantamento/organização/disponibilização relacionadas à memória institucional.

2 ) Projeto para reestruturação da página dos Dados Históricos das Eleições do Rio de Janeiro

Contexto: reestruturação da página de dados históricos para contemplar informações históricas e atuais sobre eleições no Rio de Janeiro

Produto:
1 ) Metodologia para reestruturação da página de dados eleitorais
2 ) Proposta de Projeto para reestruturação da página de dados eleitorais

Forma de Contração: Contratada por Inexigibilidade de Concorrência ou Notório Saber

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Conferencista no 2º Seminário Internacional sobre Gestión de Información y Transparencia

Nos últimos dias de Novembro de 2014 tive o privilégio de representar o Brasil no 2º Seminário Internacional sobre Gestión de Información y Transparencia, sediado pelo IFAI (Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos) – DF – México, a convite do mesmo.
Conferência intitulada: “Gestão Documental: transparência e racionalidade às Administrações“.

Uma experiência agradabilíssima e que serviu para demonstrar que o tema de fato tem movimentado diferentes países e políticas publicas com alcances e abrangências diversas.
Daí a riqueza e importância de um evento como este.

Com representantes ibero-americanos, o Seminário Internacional teve como principal objetivo trocar experiências entre profissionais empenhados, nos seus respectivos países, no tratamento da informação com a finalidade de garantir acesso e preservação à mesma. Além disso, e num trabalho intimamente relacionado está o fortalecimento da Memória Institucional.

No universo institucional, muitos confundem soluções de ECM/GED como sendo Gestão Documental, o que gera uma série de problemas. Gestão Documental possui um universo muito mais abrangente do que a mera definição de uma solução tecnológica!
Foi exatamente em torno desta que fiz minha exposição.

O Seminário foi profícuo neste sentido e mostrou como diferentes profissionais, em seus âmbitos de atuação, vêm cuidando, tratando e normatizando princípios em relação à Gestão Documental.
Além disso, buscou apresentar diferentes modelos aplicáveis à Gestão Documental e como os mesmos se relacionam com políticas com vistas ao Governo Aberto.

Com uma intensa agenda de dois dias inteiros mostrou de forma bastante consistente o que os países Ibero-americanos vêm realizando no âmbito da Gestão da Informação e o acesso. São políticas diversas, que adequam-se à universos diversos, mas ao mesmo tempo demonstram como uma grande gama de princípios norteadores pautam trabalhos e iniciativas, e em boa parte das vezes com muito bons resultados.

Como forma de demonstrar isso, apresento a página com a Programação Geral do evento, que você pode acessar clicando aqui, onde terá informações sobre o objetivo do evento e maiores informações sobre a instituição acolhedora: IFAI (Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos – México)

Para que o evento possa ser apreciado em sua totalidade, ao mesmo tempo mostrando o alcance das conferências e mesas, a seguir disponibilizo o link de cada uma das exposições. Considero que isso agregará muito valor e interesse à diferentes profissionais na área de Informação.
Clicando aqui você poderá acessar a programação do evento e as versões estenográficas de cada uma das apresentações, inclusive a minha.

Além disso, disponibilizo o post que foi base para uma das minhas apresentações, intitulada “Gestão Documental: transparência e racionalidade às Administrações”, clicando aqui.

Conto que seja de grande proveito a todos e que possa servir de inspiração para iniciativas locais regionais e nacionais, já que vem sendo perseguido pelos diferentes países convidados.

Palestrantes convidados dos 10 países em foto de encerramento do evento
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Secretaria de Estado de Infraestrutura e Logística do Paraná

Cliente: Secretaria de Estado de Infraestrutura e Logística do Paraná

Desenvolvimento: Nomeada  como Assessora de Gabinete entre o período de 1º de Março de 2013 a 30 de Dezembro de 2014 para:

  • Estabelecimento de normas, procedimentos e capacitações junto à Secretaria e órgãos vinculados (Departamento de Estradas e Rodagem – DER, Portos de Paranaguá e Antonina, Paraná Edificações – PRED e Secretaria de Infraestrutura e Logística – SEIL) com o objetivo de otimizar acesso e tramitação de documentos e informação.
  • Definições de política de preservação digital e ambientes para fluxo documental.
  • Criação e revisão de Tabela de Temporalidade Documental e Código de Classificação de Documentos.
  • Elaboração de Manual de Gestão Documental
  • As capacitações sempre definidas no nível estratégico e hierarquicamente aplicadas de acordo com o Plano de Governo.
  • Formação de multiplicadores
  • Liderança de equipes técnicas e interdisciplinares

 Divulgação na mídia:
Secretaria da Infraestrutura se prepara para adotar processos eletrônicos

Infraestrutura vai adotar processos eletrônicos

Entrevista de Eliana Rezende, responsable de la gestión documental de la Secretaría de Infraestructura y Logística del Estado de Paraná (Brasil) ao Blog “Lo que viene siendo una documentalista” – Blog sobre documentación, bibliotecas, archivos, libros, recursos educativos y fomento a la lectura

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