Por que Ferramentas de GED não são Gestão Documental?

Por: Eliana Rezende*

Não é de hoje que uma pergunta nos meios institucionais se coloca.
Afinal, podem os softwares de GED/ECM e um profissional de tecnologia substituir a figura de um profissional que realize a Gestão Documental?

Ou: pode uma ferramenta de GED ser responsável por todas as ações que envolvem Gestão Documental?
E muito recentemente: como uma IES pode cumprir a determinação do MEC de em até 24 meses se adequar à Portaria nº 22 de 21 de Dezembro de 2017 sobre Acervos Acadêmicos?

Tal preocupação não apenas se justifica como também encontra sólidos motivos: no mercado proliferam diferentes tecnologias que são oferecidas como vantagem competitiva no que diz respeito ao tratamento de documentação. Em muitos casos, são oferecidos como a Caixa de Pandora, onde todos os problemas em relação à produção e gestão de documentos estaria solucionada. Mas como muitos já aprenderam, e à duras penas, isso nem sempre acontece. É comum encontrarmos o argumento que com ferramentas de GED os problemas com papel acabam e tudo se transformará magicamente……Gastos se extinguirão e o papel desaparecerá….

Mas, em verdade as coisas não são tão simples ou lineares quanto isso. Muito mais está  envolvido, como por exemplo aspectos relacionados à obsolêscencia digital, preservação digital consequente desta obsolência, segurança, autenticidade e temporalidade documental, para citar apenas alguns.

Mas, que fatores devem ser tomados em conta no momento em que se decide por essa ou aquela estratégia?
Sugiro que, para abordarmos tal tema comecemos por estabelecer definições para cada um dos termos que envolvem esta questão, e qual a sua abrangência ou a que tipo de instituição e objetivos, eles se aplicam.

Em primeiro lugar é preciso definirmos o que vem a ser Gestão Documental e de que forma esta se diferencia de um GED/ECM. Para isso sugiro a leitura de outro post; Gestão Documental para Racionalidade e Transparência Administrativa, que fiz e onde procurei estabelecer essa diferença.
Esclarecidos ambos, agora é o momento de definirmos o que vem a ser a digitalização. Para o Conarq (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS), digitalização pode ser definida como:

“Um processo de conversão dos documentos arquivísticos em formato digital, que consiste em unidades de dados binários, denominadas de bits – que são 0 (zero) e 1 (um), agrupadas em conjuntos de 8 bits (binary digit) formando um byte, e com os quais os computadores criam, recebem, processam, transmitem e armazenam dados.
De acordo com a natureza do documento arquivístico original, diversos dispositivos tecnológicos (hardware) e programas de computadores (software) serão utilizados para converter em dados binários o documento original para diferentes formatos digitais. No entanto, o produto dessa conversão não será igual ao original e não substitui o original que deve ser preservado.
A digitalização, portanto é dirigida ao acesso, difusão e preservação do acervo documental”.

Outra confusão usual é confundir documento digitalizado com documento digital.
De novo, nova definição se faz necessária. Vamos a elas:

Digitalização – Processo de conversão de documento para o formato digital por meio de dispositivo apropriado, como um escâner.

Documento digital – Documento codificado em dígitos binários, acessível por meio de sistema computacional.

Documento eletrônico – Gênero documental integrado por documentos em meio eletrônico ou somente acessíveis por equipamentos eletrônicos, como cartões perfurados, disquetes e documentos digitais. Em verdade, poderíamos dizer que ele é um precursor do documento digital.

Como se nota, cada um dos termos possui horizontes diversos. E que, como tais, possuem aspectos positivos e negativos, vantagens e desvantagens. Para os objetivos deste post, concentrar-me-ei apenas na questão Gestão Documental vs Digitalização. Em outras oportunidades abordarei suas relações com documentos digitais, microfilmagem, processos híbridos e implantação e implementação de Projetos de Preservação e Conservação Documental.

Os usos e aplicações de sistemas eletrônicos/digitais nos meios institucionais, no entanto, são uma realidade concreta com a qual lidamos dia a dia. Agiliza o acesso à informação, ao mesmo tempo que favorece seus tramites. Isso é fato. É  preciso apenas darmos à estes seus devidos lugares e aplicações. Nem supervalorizando nem os desvalorizando.

Em geral, a digitalização pode ocorrer em diferentes etapas da Gestão Documental, muito mais como uma forma de favorecer o acesso aos documentos, ou mesmo como uma política de preservação de originais, em especial quando estes possuem valor histórico e precisam ser protegidos de fragilidades geradas por uso excessivo ou inadequado.

Sobre isso, veja meu post sobre o “Uso de tecnologias como política de preservação de patrimônio cultural – documental“. Ali apresento algumas considerações fundamentais ao se tomar em conta quando esta for a situação.

Em todos os casos, e do ponto de vista legal, a digitalização representa apenas e tão somente uma cópia, como ocorria anteriormente com fotocópias reprográficas. Sua maior e principal vantagem é ser um meio eficaz para tramitar informações por meios eletrônicos, como é o caso do e-mail. Ela não possui valor legal, e muito menos substitui seu original.

No entanto, temos outro universo de produção documental que requer muito mais atenção ao se analisar políticas de digitalização para os casos de documentos com guardas permanentes e de valor histórico. Neste ponto a discussão precisa, e deve, ganhar outro contorno. Diferentes variáveis precisam ser tomadas em conta.  O acesso dos mesmos não deverá ser pensado de forma imediata apenas. O tempo precisará ser considerado e a obsolescência mora neste caminho.

O que ocorre em geral, quer por desconhecimento ou por boa fé, é que muitas empresas contratantes destes serviços esperarem que a solução tecnológica resolva seus problemas de organização documental. No entanto, é importante que se ressalte, que tais soluções tecnológicas não representam o trabalho de Gestão Documental, que necessita de maior cabedal, elaboração de normas e procedimentos muito mais amplos. Tal como o nome indica tais soluções são apenas uma ferramenta dentro de um universo muito mais amplo que é a Gestão Documental.

Como forma de explicitar isto, preparei a apresentação a seguir onde procuro mostrar qual o universo e abrangência da Gestão Documental num universo institucional privado e em setores públicos, onde a responsabilidade é ainda mais pesada.

É  sempre bom ressaltar que a digitalização necessita de um trabalho de organização, pois, se houver um caos no meio físico apenas estaremos trocando o suporte: de físico para digital.

Digitalização e ferramentas de GED não resolvem problemas nem de organização e nem de busca, se os envolvidos não souberem o quê e como buscam. Ferramentas não sabem além daquilo que nós as informamos. Todo o trabalho para a recuperação de informação é esforço intelectual de profissionais. Neste contexto, repito o que sempre digo: “informação boa é a que encontramos”. Delegar a tais ferramentas esta tarefa é gerar nada além do que lixo digital, sem valor algum.

Além disso, a digitalização e ferramentas de GED por si só não resolvem uma gama imensa de ações e que estão diretamente ligadas à Gestão Documental, como: elaboração e aplicação de tabelas de temporalidade, cumprimento de prazos prescricionais estabelecidos em legislação para diferentes documentos, políticas de preservação, sigilo e acesso a documentos.

Outro grande equívoco é acreditar que a digitalização oferecerá a panaceia de resolver um dos maiores problemas dos Arquivos, que é sua falta de espaço, por meio da eliminação de documentos físicos. O que juridicamente torna-se inviável devido a uma ausência de legislação que autorize uma situação como esta.

Por questões de ampla obsolescência, a simples substituição de documentos físicos por digitalizados ou mesmo digitais não significaria economia de custos. Ela obriga a ações de preservação que representam custos elevados para manutenção das mídias para garantir o acesso aos mesmos. Investimentos em tecnologia que envolvam políticas de preservação digital custam recursos financeiros, humanos e tecnológicos pelo tempo, e em geral as pessoas se esquecem disto. Simplesmente consideram os custos iniciais e deixam de olhar pela perspectiva do tempo.
Falta sob esta ótica um olhar gestor.

Projetos de digitalização e mesmo de aplicação de ferramentas de GED precisam de recursos financeiros que garantam a aquisição, atualização e manutenção de versões de software e hardware, como forma de cumprir requisitos funcionais estabelecidos pelo CONARQ, que garantam a preservação e o acesso a tais documentos, a médio e longo prazo, sem prejuízo de qualquer ordem.

Uma outra variável a ser considerada é a de que o grande problema na recuperação de informação não está nos sistemas automatizados e sim na etapa anterior, ou seja, na organização. Analogia que pode ser aplicada aos Arquivos. Sem organização e uma mudança de cultura organizacional que contemple a co-responsabilidade de todos na produção e gestão desses documentos, de nada adiantará adotar o melhor aparato tecnológico. Se o caos físico existir ele apenas estará sendo transferido de suporte: sairá do analógico e poderá ser encontrado em abundância no digital. O inverso acaba sendo verdadeiro: uma boa estrutura de organização e co-responsabilidade que zele por princípios da Gestão Documental encontrará lugar em qualquer tecnologia.

Mesmo nos casos de digitalização para simples tramitação precisa-se estabelecer critérios e hierarquização. Digitalizar indiscriminadamente tudo pode ser um tiro no próprio pé. Gerará um aumento indiscriminado do que simplesmente não interessa e que do ponto de vista de consulta não se justificará.

Diante de tudo o que foi considerado até agora, nem de longe esta ampla oferta de soluções tecnológicas colocam em risco a atuação de profissionais sérios e comprometidos. Mais cedo ou mais tarde necessitarão da atuação do profissional em Gestão Documental para solucionar e rever os gargalos surgidos e para estabelecer procedimentos em relação ao futuro dos documentos já criados e dos que estarão por vir.

Vejo em todo este processo, de discussão e elaboração de estratégias, uma excelente oportunidade de mostrar o quanto é importante um trabalho multidisciplinar não apenas para solucionar problemas presentes, mas como também para prevenir problemas no futuro.

Não creio em compartimentação. Creio em trabalhos de equipe com a orientação de profissionais de diferentes áreas que tem na Informação sua principal matéria prima. Colaboram sempre nesse sentido arquivistas, historiadores, especialistas em tecnologia, profissionais do direito (dado que muitos documentos possuem prazos estabelecidos em legislação devida), bibliotecários e administradores para ficar com o mínimo de profissionais.

Creio que o grande desafio é colocar todos em volta dessa grande roda que gira e que como sempre digo: deve funcionar como um imenso sistema solar (lembre-se das figuras na apresentação que mostram a Gestão Documental de forma sistêmica). Cada um com sua função e olhar, mas todos em torno da Gestão Documental.

Gosto da metáfora até porque é a forma que trabalho e de onde vejo os resultados surgirem!

Se você ou sua instituição se defrontam com tais questões e buscam a forma mais adequada para implantar ou implementar uma política de Gestão Documental, entre em contato pela nossa página, pelo e-mail ou pelo telefone (55.11) 4215-1924 para elaborarmos um Projeto totalmente customizado de acordo com as demandas de sua instituição.

Consulte nosso portfólio e clientes e observe a nossa atuação em cada uma das instituições públicas e privadas e a forma como foram propostas soluções compatíveis à cada necessidade. O mesmo podendo ser feito no caso de você ou sua instituição. Além disso, podemos orientar e capacitar colaboradores, in company e on line.

* Texto atualizado e modificado a partir de post original publicado no Blog Pensados a Tinta

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