A quantidade de informações geradas atualmente ultrapassa as capacidades de organização, armazenamento e disponibilização ao longo do tempo, especialmente em cumprimento às exigências legais. Nesse contexto, as instituições se veem na obrigação de criar diretrizes que definam quais dados devem ser retidos, por quem, com qual propósito e para qual finalidade.
No passado, a preservação era entendida como uma ação voltada à proteção contra a deterioração. No entanto, com a obsolescência das ferramentas digitais, os documentos podem se tornar desatualizados antes mesmo de sofrerem danos físicos.
Portanto, o planejamento e a implementação de políticas de preservação digital são essenciais para minimizar a ocorrência de perdas.
A preservação digital envolve não apenas protocolos de manutenção e recuperação de dados em casos de perdas imprevistas, assegurando a integridade da mídia e de seu conteúdo, mas também a adoção de estratégias e procedimentos que garantam a acessibilidade e autenticidade das informações ao longo do tempo.
Responsabilidade
A preservação digital deve ser uma preocupação dos produtores e detentores da informação e dos responsáveis por grandes acervos de documentos em arquivos digitais. Sejam eles em instituições públicas ou privadas.
Importância
Sem a preservação digital não há nenhuma garantia de acesso, confiabilidade, e integridade dos documentos ao longo do tempo, e nenhum benefício para as futuras gerações.
Desafios das instituições:
- Enfrentar a obsolescência galopante da tecnologia, com ciclos de duração entre 3 e 5 anos, acompanhada do aumento exponencial de dependência tecnológica nos ambientes institucionais.
- Falta de preparo de gestores e de especialistas que compreendam seu papel na preservação e disponibilização da informação.
- Manter atualizado o acesso a grandes massas de documentos digitais
Nossa experiência nos dá condições para analisar e propor soluções compatíveis com as suas necessidades. Além de poder orientar e capacitar colaboradores, In Company e on line
Linhas de ação e como a ER Consultoria pode auxiliá-lo
- Como estabelecer critérios, normas e procedimentos para políticas de preservação digital em ambientes institucionais.
- Estabelecer critérios e hierarquias sobre o quê preservar e por quanto tempo
- Como estabelecer procedimentos e níveis de segurança, sigilo e acesso à documentos digitais, incluindo-se correspondência corporativa.
- Definir qual o tipo de informação a ser preservada, onde e com sob a responsabilidade de quem.
- Definição de quais estratégias de preservação se aplicam à instituição.
- Como adotar um Programa de Preservação Digital adequado ao perfil institucional.
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