ER Consultoria Gestão de Informação e Memória Institucional

Sempre se disse que informação é poder. Mas cada vez mais, esta informação, vem de diferentes fontes e as organizações que não souberem como organizar, processar e distribuir este potencial de criação de Conhecimento, estarão relegados ao plano da mera repetição. Sem capacidade criativa, de inovação. Muito da sua vantagem competitiva será perdida.

As informações que antes nos chegavam apenas em formas analógicas (papéis, microfilmes, plantas, projetos, fotografias), hoje nos chegam em maior quantidade, velocidade e em todos os suportes.
Quer um exemplo?

Pesquisas realizadas pelo IDC, EUA, no princípio da década dos anos 2000, revelou que um executivo gastava em média quatro semanas por ano procurando documentos. Faziam-se, em média, 19 cópias de cada documento.

Com isso, os escritórios criavam cerca de 1 bilhão de páginas de papel por dia. Esse total era constituído de 600 milhões de páginas de relatórios de computador, 234 milhões de fotocópias e 24 milhões de documentos diversos. Isso somente nos Estados Unidos.

Em termos quantitativos sabemos que quinhentas páginas de texto requerem 1 MB. Um gigabyte acomoda 20 mil imagens. Um arquivo de quatro gavetas, com 2.500 folhas de papel por gaveta, comporta, em média 10 mil imagens de documento.

Diante disso, definir o que deverá ser preservado, para quê e com que finalidade é o objetivo das instituições que querem garantir sua permanência em cena, sem serem engolidas por todo esse volume de informação e, em muitos casos, em suportes de papel.
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Um grande paradoxo que vivemos contemporaneamente é de como uma sociedade que produz tantos registros possa correr o risco de passar para a história como uma cultura quase sem vestígios, já que a maioria dos documentos digitais nascem e são eliminados sem ser armazenados ou passar para outros suportes.

A cultura de produção e consumo, excessiva e rápida, cria um culto ao descarte e a voracidade que impossibilita atividades simples como o reter, o guardar para o porvir.

Neste ambiente, as instituições precisam e devem decidir se querem permanecer no Tempo e ser consideradas empresas que praticam a Responsabilidade Histórica, tanto para quem a fundou e fez crescer como a sociedade ao seu redor. É aí que a Gestão de Informação focada na Memória Institucional possibilitará que a Cultura e Identidade Institucional se fortaleçam e cumpram seu papel de Preservação do Patrimônio Cultural/Documental sob sua guarda. Ao mesmo tempo zelando pelo que se convenciona chamar de Capital Intelectual das organizações – um ativo de grande valor intangível e muitas vezes esquecido na geração e produção de Conhecimento

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Quem cuidará dessa herança? Onde e como será guardada? Quando poderá ser eliminada?

E as informações em suporte digitais? Quanto dela sobreviverá às perdas inerentes da obsolescência galopante de máquinas, equipamentos e arquivos de que são vítimas? E mesmo às regulares atualizações de sistemas operacionais.

Como tratar o volume e a dispersão de produções individuais, sociais e institucionais perdidas em uma malha digital?

Como estabelecer critérios de seleção, uso, guarda e descarte de documentos e informações? Como otimizar recursos humanos, financeiros, tecnológicos? Como distribuir esta informação de modo a produzir conhecimento e inovação?

Eis as questões que as experiências trazidas pelos projetos já desenvolvidos pela ER Consultoria têm auxiliado na decisão.

A experiência mundial nos mostra a importância desta gestão. A informação contida nos documentos, analógicos e digitais, é um recurso valioso e fonte de riqueza organizacional, proporciona valor. Como tal, não pode ser tratado com falta de profissionalismo nem improvisação.

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Conhecer e saber a correta aplicação de normas, procedimentos e técnicas de gestão documental, são fundamentais para subsidiar o planejamento estratégico e tomada de decisões.

A experiência da ER Consultoria dá condições para analisar e propor soluções compatíveis com as suas necessidades. Além de poder orientar e capacitar colaboradores, in company.

Diga-nos como podemos ajudar, preencha o formulário de contato ou ligue (55.11) 4215.1924 e fale comigo, Eliana Rezende.

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